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建材贸易企业内部控制管理的不足与优化措施

时间:2020-11-18 来源:现代商贸工业 本文字数:4332字
作者:米益民 单位:中交路桥建设有限公司物资分公司

  摘    要: 现阶段,我国的基建行业得到了长足发展,建材贸易行业也随之发展;与此同时,基建行业与市场经济的蓬勃发展在推动着建材贸易行业地不断进步。其中,建材贸易行业的发展与我国基建行业的发展息息相关,且其发展也同时受到诸多因素的限制。与其它行业相比,建材贸易行业账期长、资金投入高、资金流动性要求高,一旦没有控制好现金流,就会极易导致风险失控从而造成严重后果。为此,建材贸易企业必须要改善内部控制管理,提高管理效率,以进一步加强建材贸易企业内控管理,压降风险。

  关键词: 建材贸易; 内控管理; 改进策略;

  在中国经济飞速发展的当前,建材贸易行业间的竞争越来越突出,但由于建材贸易行业准入门槛低、资金占用量高、品牌建立困难,导致如何拿钱、如何用钱、如何收钱成了各建材贸易行业面临的最主要的三个内控难题。国内庞大的建材市场给了企业广阔的发展空间,也让企业认识到:要提高自身竞争力,不仅需要提高企业产品质量和提供给客户优质的服务水平,还要增强企业的内部管理,从而让自身可以提高市场竞争力。

  1 、完善建材贸易企业实行内部控制管理的必要性

  完善的内部管控机制可以极大的提高企业运行效率,减少内部沟通损耗,实现管理与业务之间的良好互动,增强部门联系。基建行业是带领我国经济发展腾飞的重要驱动之一,而建材贸易行业则是不断为基建行业提供能量与营养的血液。在如今日趋激烈的市场竞争之下,建材贸易行业除了要壮大自身及扩大市场份额外,还要充分发挥对基建行业的保驾护航作用,从而稳定市场、规范市场。
 

建材贸易企业内部控制管理的不足与优化措施
 

  内部控制管理机制既能对防范风险有起到重要作用,又能有助于保证建材贸易行业各项行为的合法合规性,贯彻落实党的依法治企战略,从而保护企业资产财产的安全。因此,建材贸易企业应进一步加强内部控制管理,优化流程,以有效发挥内部控制管理在增强企业竞争力中的作用。

  2 、建材贸易企业实行内部控制管理的重要作用

  2.1 、提高企业内部竞争力

  建材贸易行业的稳定性关系到我国基建行业的健康发展,进而关系到我国市场经济的稳定发展。这是因为,建材贸易行业资金投入量大、流动性要求高、应收账款账期长。因此,建材贸易企业想提高自身实力,就必须合理利用自有资金撬动上下游市场资金,而同时也要意识到杠杆带来的失控风险也会随之提高。故而,必须完善的内控管理,来帮助企业更好地管控风险,从而把握好机遇与风险之间的平衡。内部控制管理对于建材贸易企业内部的作用主要体现在:

  (1)塑造企业良好形象,帮助企业更好的融资,内控良好的企业,可以用自身良好的信誉与形象获取银行、金融机构、上下游供应链的充分信任,以获取自有资产数倍的融资,内控混乱的建材企业则往往只能依靠自有资金进行发展。

  (2)降低企业运行成本,提高企业运行效率,规范的管理模式能够极大的减少运营过程中的时间损耗,更快一秒的测算与报价往往就能为企业带来一个数亿元的项目,更早一秒签订的合同往往就能让企业增加数十万的盈利。

  (3)有效地避免浪费,大宗建材贸易行业平均毛利大致在3%上下浮动,在这种情况下,任何形式的浪费都将对企业盈利带来极为不利的影响。

  2.2、 降低企业的各种风险

  建材贸易企业与相关行业联系紧密,一定程度上也属于高风险行业,在企业管理中防范各种风险非常重要。我国经济发展的新时期内,建材贸易企业需要进行大量的信息数据分析工作,包括可行性研究、投资估算等环节,需要大量的信息数据作为分析的基础。建材贸易企业的内部管理可以通过规范各种任务来极大地提高有关管理活动和业务活动的信息数据的真实性和准确性。因此,内部控制管理对企业健康发展和有效规避风险至关重要,不仅可以保证企业投资决策的科学性,还可以保证企业的高效稳定运行。

  3、 建材贸易企业内部控制管理存在的问题

  3.1、 缺乏完善健全的内控管理制度

  上世纪90年代,我国最大的建材贸易体系逐步肢解,建材贸易行业进入了粗放而野蛮的发展模式,时至今日,尚没有一个在全国范围内拥有足够影响力,控制力的行业领头羊出现,过去的经验似乎也说明了大而僵的模式并不适合建材贸易行业,小而精的企业往往能够得到更好更快的发展。但随之而来的问题就是管理规范性方面的问题,大企业的垂直化管理模式固然有其缺点,如效率低下、流程冗长、人浮于事等,而扁平化管理的小企业在飞速发展的同时也出现了管理制度不完善、管理手段落后于企业发展的问题。

  大多数建材贸易企业都有着小企业的通病,主要体现为重利润而轻管理:且不论人力资源、资金使用等所有企业均面临的日常管理问题,单论经营过程中物资贸易企业管理能力上的缺失就有采购定价依据不明、比价管理措施不明、成本测算完全依靠经验,投标报价与成本测算脱节、资金使用风险管控不力、欠款风险评估机制不健全、法律风险重视不够等多个问题。

  有些问题一旦爆发,会为企业带来严重的损失,也有些问题的影响一时半刻难以发现,但潜移默化之下,积重难返,往往会造成更严重的后果,甚至对企业的存续造成影响。

  3.2、 组织结构设置缺乏合理性

  我国建筑材料贸易行业多为中小微型企业,管理机构设置不合理且不均衡,许多极为重要的内控部门往往缺失,管理体系构建也极不完整,缺乏囊括各项流程的自我约束与防范机制,管理制度条文也过于陈旧,未能紧跟企业发展态势。扁平化的管理模式导致各项权力集于企业负责人一身,既导致企业负责人难以有效分析战略处理业务,又容易出现各项失误。

  另外,部分大型建材贸易企业的管理模式过于冗长,形式重于内容,导致建材贸易行业越壮大越脆弱。许多建材贸易企业的组织架构未能有效结合企业发展的需要、企业经营业务进行设置。从公司战略管理的角度来看,建材贸易企业内部组织结构的合理性对企业的管理效率有极为重要的影响。许多企业的组织结构高度集权化,企业内部组织部门过于重视纵向管理权的延伸,缺乏横向沟通和组织部门内部的沟通。类似权力导向的组织管理,严重影响建材贸易企业的整体管理效率。

  3.3、 审计监督管理措施缺乏

  中小微企业往往忽略内部审计监督的作用,而物资贸易企业多为这种忽略内审监督的中小微企业。但作为贸易企业,内审监督恰好是最不可或缺的一环。内审监督措施的缺乏导致对于员工贪腐的管控能力缺失,对于企业行为合法合规性管理能力的缺失,对于资金使用管理能力的缺失,增加了考核评比数据测算不公的可能性,降低了优秀员工的进步欲望,降低了员工对于企业风险防控的主观能动性。

  内控审计监督措施的缺乏会为企业带来很多不必要的风险,比如上游单位涉及虚开增值税发票,物贸企业作为中间商必然会被牵涉其中。比如印花税计提不足,内控管理过程中发现尚好,如果是由税局提出,其后果极为严重。例如,长期挂账欠款催收不力,导致超过对应管理期限;用印审批监督程序缺失,导致以企业名义对外发出的各类具备法律效力的函件完全无需审阅审批等。

  4 、优化建材贸易企业内部控制管理工作的措施

  4.1、 建立健全的内控管理制度

  建立健全的内控管理措施要从基础抓起,深化基础制度建设,扎牢管理基础,优化动态流程,要全面统筹,全面梳理,阻塞管理漏洞,推行标准化、数字化、精细化、信息化。要构建标准流程体系,以国家法律与大型企业先进的管理模式为指引,不断提升自身管理水平,切实做好制度建设。

  要建立起从采购到销售、从成本测算到投标报价,从制度执行到检查审计,从合同签订到履约执行的完整制度链条,把权力束缚在制度的框架之下,做到人人依制度办事,人人根据权限办事,做到制度有交叉无遗漏,加强制度培训,做到人人熟知该如何处理自身业务,如何处理相关工作。

  4.2、 优化企业内部组织结构

  建材贸易企业通常规模较小,内部组织结构较为混乱。人数虽少,但往往存在部门设置不规范,职务分配不合理的情况。落实到具体业务,容易出现一件事几个部门同时管辖却都没有决定权,或者出现某些具体事务处于管辖真空状态等情况。优化内部组织结构对于提高建材贸易企业的风险应对能力、有效地联系各部门工作、提高企业管理效率具有重要意义。对此,应采取的措施有:

  (1)建立专门的内部控制管理部门,指导建材贸易企业各部门内部控制制度的实施,规范工作,有效发挥内部控制管理的积极作用。与此同时,对财务工作和管理工作监督进行监督,确保有效执行内部控制制度。

  (2)加强岗位人员的责任意识,落实内部控制管理的各个环节,全面加强内部控制管理。此外,我们应该优化人力资源管理,鉴于组织结构调整,安排需要动员的人员,鼓励冲突领域的对话,妥善解决人员问题。

  (3)根据建材贸易企业发展战略建立组织结构、分配权限,从而提高企业的整体业务效率。

  4.3、 加强审计监督管理

  内部审计是监督部门在开展各项工作中对内控制度的落实情况以及内控人员的工作行为进行有效监管的主要方式,及时发现风险防范中存在的问题和不足,及时将问题反馈给管理层,便于企业采取有效措施规避以及预防风险,因此,企业需要认识到内部审计的重要性,并且根据自身具体情况,加强相关监督管理工作。建材贸易企业进行内控管理时,需加强以下几个方面的内部审计:

  4.3.1、 加强重大经济事项决策审计

  对于中小微企业而言,重大经济事项的决策权往往掌握在管理层的手中,权力的相对集中容易造成决策的片面化,特别是涉及到重大经济事项的决策权。因此,设计监督部门要加强建材贸易企业重大经济事项决策的审计,其审计人员应具有强烈的责任心和企业荣誉感,敢于指出决策中不合理、不周到的地方。

  4.3.2 、加强政策制度执行审计

  建材贸易企业的发展不仅需要正确的企业发展方向决策,也需要企业内部团队高效的执行力,对私企而言,要做到企业的政策制度能够不折不扣、高效地执行。对于国企而言,则要加强集体决策意识,认真落实“三重一大”相关制度,不要流于形式。

  4.3.3、 加强资金使用审计

  对于建材贸易企业的资金使用审计,包括资金预算的编制、预算的审批体系、责任部门、预算实施控制、超预算控制、预算执行分析、预算修正等方面。要做到资金使用与监控从始至终不放松,要做到事前预防、事中管控为主,事后补救为辅。

  4.3.4 、加强绩效考核审计

  加强绩效考核审计是建材贸易企业换发活力的重要方式,首要就是要建立完善且合理的绩效考核指标体系及权重,能够让员工对待工作充满活力和信息;其次要不断对绩效考核规范进行调整与修正,明确晋升通道,拉开差距,避免出现劣币驱逐良币的现象出现。

  5、 结语

  在社会主义市场经济蓬勃发展的新时期,建材贸易市场竞争越来越激烈,如何在激烈的建材贸易竞争环境中建立和保持竞争优势成为建材贸易企业亟待解决的问题。内部控制管理可以规范企业的管理,创造良好的控制环境,提高管理效率,从而增强企业的核心竞争力。笔者希望可以引起行业内相关从业者的关注和重视,为规范和发展建材贸易市场共同努力。

  参考文献

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  [2] 钱伟.我国中小企业内部控制问题及对策研究[J].现代商贸工业,2017,(28):115-117.
  [3] 秦艳芬.信息化时代企业内部控制问题研究[J].现代商贸工业,2019,(20):67-68.

  原文出处:米益民.建材贸易企业内控管理策略研究[J].现代商贸工业,2020,41(35):107-108.
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