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会计电算化环境下的舞弊与对策

时间:2015-07-21 来源:未知 作者:小陈论文答辩 本文字数:4859字

  论文摘要

  随着21世纪信息时代的到来,会计电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。目前,我国会计电算化正以前所未有的速度向前发展,在此过程中也产生了许多新问题、新现象。手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。现实中,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加以数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,因此,会计电算化具有很大的隐蔽性和危害性。?

  关键词:会计电算化信息系统、内部控制、内部审计、会计档案管理

  目       录

  一、会计电算化环境下的弊端……1

  (一)存在着有法不依,违法不究的现象……1

  (二)数据保密性、安全性差……1

  (三)会计资料保管期限受到限制……1

  (四)财务数据共享性差……2

  (五)会计电算化工作重视程度不够……2

  (六)现行会计分工模式不利于会计电算化的健康发展……2

  二、会计电算化环境下防止舞弊的对策

  (一)加强程序操作控制……3

  (二)加强人员职能控制……4

  (三)加强系统安全控制……4

  (四)加强内部审计……5

  (五)建立会计档案管理部门……5

  参考文献……6

  会计电算化起源于美国(1954年10月美国通用电器公司首次利用计算机计算职工工资),而会计电算化在中国开始于1979年。21世纪,人类全面进入信息社会,飞速发展的信息技术为传统的会计工作带来了机遇和挑战。虽然会计电算化在不断地发展,但在这种环境下企业还是存在着许多弊端。

  一、 会计电算化环境下的弊端

  (一)存在着有法不依,违法不究的现象。

  我国财政部在1994年相继颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审视则》、《会计核算软件基本功能规范》等文件,这标志着我国会计电算化工作已纳入法制化的轨道。但有部分单位的会计人员根本就不知道这些法规的具体内容,在实际工作中有了违规行为后,也没有相应的部门去监管。对此,财政部门应加大指导和监督力度。同时,单位内部也应建立严格的管理制度,使国家的法规真正落到实处。

  (二)数据保密性、安全性差。

  很多时候,财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的自下而上与发展,但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版。另处在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,不能真正起到数据的保密作用。安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难从容恢复原来的数据。

  (三)会计资料保管期限受到限制

  按合计电算化管理办法规定,电子计算机替代手工记帐后,其会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计档案要打印输出。而且要按照《会计档案管理办法》的规定执行。但目前一般实现会计电算化的单位,其会计档案都是通过针式打印机打印出来,经过一段时间后,字迹往往会褪色,达不到规定的保存期限后,字迹就难以辨清。而且目前已处于信息时代,所有的帐陈数据资料完全可以采用电子帐簿的形式,为什么还要采用高成本的措施--打印所有帐簿。因此财政部门是否可以对原有法规进行些修改呢?

  (四)财务数据共享性差

  目前,有许多单位在购买财务软件时,往往只考虑财务部门工作的偏要,没有从整个单位信息管理的高度出发,结果导致财务部门和其他部门信息的中断,其他部门也不能通过网络有效地共享财务部门的信息,不能真正满足信息时代对信息传输和处理的要求。因此,软件开发单位应多推出一些成熟的管理信息系统软件,单位在购买软件时,也应从单位整体角度出发,真正实现整个单位信息管理的现代化。

  (五)会计电算化工作重视程度不够

  我国财政部明确规定到2010年,全国要有80%以上的基层单位基本实现会计电算化,但在有些地区,目前会计电算化开展的程度非常低,究其原因,其中一个重要因素是部门单位领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导存在着一种“重硬轻软”的思想,重视对硬件的投资而忽视对软件的投入,甚至有些单位使用盗版财务软件。部门会计人员也认为实行会计电算化是一个形式,以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。事实上,实现会计电算化不仅仅是记帐技术的革命,而且对于会计学科本身也是一次大的革命,可以使会计人员能从自动的记帐、算帐、报帐的苦海中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理,资金分析、资金评测中,进一步深化会计职能。

  (六)现行会计分工模式不利于会计电算化的健康发展

  目前部分单位实现会计电算化后,会计人员的分工仍机械地套用原来的分工模式,这种传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。根据会计电算化工作要求财务部门应配备以下人员:

  1.总会计师:负责会计业务工作。

  2.会计主管:负责管理会计日常工作。

  3.制证人员:负责凭证的制作和录入。

  4.审核人员:负责对凭证的合法性、正确性和完整性的审核。

  5.出纳人员:负责现金与银行的收支及银行对帐等工作。

  6.系统管理员:负责系统软、硬件的正常运行。

  7.系统维护员:负责硬件和软件设备的日常维护。

  8.档案管理员:负责会计档案和磁性介质的会计档案的保管工作。

  9.数据管理员:负责已复校数据的入帐、入帐后凭证、帐簿、报表的打印输出工作。

  由于控制方法,对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算机会计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制,完善会计电算化内部控制的基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。因此,企业应该采取以下措施完善会计电算化内部管理制度,防止舞弊的出现。

  二、会计电算化环境下防止舞弊的对策

  (一)加强程序操作控制。

  这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括:

  (1)无关人员不能随便进入机房操作;

  (2)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;

  (3)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改;

  (4)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据;

  (5)不准把外来的软盘带进机房;

  (6)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;

  (7)开机后,操作人员不能擅自离开工作现杨;

  (8)要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份。当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着公司经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。

  (二)加强人员职能控制。

  由于会计电算化知识与功能的相对集中,我们必须制定相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制。所谓组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工,并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。

  职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。

  会计电算化中,为了控制操作人员职能,还可根据系统支持的不同软件进行职能分工,从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。如一般商业公司的软件控制主要是局域网组成的服务器、PC机、POS机等,可以结合商业企业自身特点,根据ORACLE8数据库良好的保密机制以及采用访问控制、口令控制技术的特征,形成以在SUN服务器上运行的ORACLE8数据库系统为中心的网络系统,即俗称的“后台”,并采用以LINIX操作系统以及各帐台的 POS机联机操作等。在运行中,后台管理通过商品从进、销、调、存各个方面入手。进货环节则由业务部进行输入登记,然后由财务部审核入帐;销货则采用单品管理,通过收银POS机的输入,电脑月终汇总,产生各类报表供财务部入帐使用。从而体现了各部门间相互牵制和相互监督的作用。

  (三)加强系统安全控制。

  这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。它主要包括:接触控制和环境保护、安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括:

  (1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑;

  (2)设置操作权限限制;

  (3)操作人员身份的密码控制;

  (4)数据存贮和处理相隔离;

  (5)设置接触与操作的日志控制。环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行。主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等。例如计算机机房应采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等措施,以保证机房环境安全。

  随着网络技术快速地发展,公司应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司的特定状况,开发相应的技术来保护系统。

  (四)加强内部审计。

  内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。我认为,内部审计必须包括以下几个方面:

  (1)对会计资料定期进行审计,电算化会计帐务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整;

  (2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看帐册内容,做到帐表相符,对不妥或错误的帐表处理应及时调整;

  (3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;

  (4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

  (五)建立会计档案管理部门。

  实现会计电算化后,对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作,重要会计档案应当保存在双份。建立和健全电算化会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。在互联网环境下,档案的管理人员还要及时发布、更新会计信息。

  加入WTO以后,我国经济将迅速融入世界经济体系之中,经济的繁荣发展和市场的全面开放,对企事业单位的信息化进程产生新的推动,随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用,内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。

  [参 考 文 献]

  1、《试析会计决策支持系统》,载《会计研究》2010.

  2、《加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策》,载《中国会计电算化》2010.

  3、《迎接21世纪密切关注国内外财务会计的新动向》,载《会计研究》2011年第1期。

  4、会计理论。立信出版社,2010.

  5、内部控制评价 北京:中国时代经济出版社,2010.

  6、《会计信息系统》。高等教育出版社,2010.

  7、《会计电算化对会计工作的影响》当代经理人(中旬刊),2011.

  8、《会计信息化发展的现在与对策》会计之友,2012.

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