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佳木斯东方纸业存货内部控制分析

时间:2015-08-08 来源:学术堂 所属分类: 会计毕业论文 本文字数:20082字

  摘要

  企业内部控制是企业进行正常的经营活动的基础,一个企业如果没有良好的内部控制那么企业的发展和成长都会收到约束。企业为了生产经营的不断进步,更为了巩固自身的基础,从而重视内部控制的制定与实施。存货对一个企业来说就是它成长道路上的血液。一个公司如果对存货的监管控制不利,就像人的身体得不到应有的血液供应,那么公司的运营就会出现问题。存货的流通涉及到企业的多个部门,并贯穿经营活动的始终。它是企业内部控制的重要组成部分,是企业的生存、发展的基础条件。由此我们可以看出存货内部控制在企业经营活动中的重要性,存货内部控制对企业的影响也是我们应该重点研究的问题之一。

  通过对佳木斯东方纸业有限公司存货内部控制制度的研究,发现了其存货内部控制方面存在内部控制环境不足、存货内部控制制度不完善、存货内控缺少定期稽核制度、存货控制应用范围较窄、存货内控力度弱等问题。如何解决这些存货内部控制不足的问题直接关系到东方纸业的经营活动能否正常进行和企业能否进行二次的发展。为了妥善解决这些问题,本人提出了完善内部控制环境、建立健全的企业存货内控制度、增强员工职业素质、有效执行企业存货内控制度、用现代管理方法增强存货内控等五种解决途径。通过以上途径旨在建立一个功能完善、有效协调的存货内部控制体系,最终达到使企业壮大、发展,提高企业竞争力的目标。

  关键词 存货;内部控制;稽核;职业素质

  Analysis on Inventory Internal Control of Jiamusi East Paper Stock

  Abstract

  The internal control is the foundation of normal business activities of the enterprise, the implementation of which is highly valued for the purpose of production, management and continuous improvement of the enterprise. Inventory control is an important part of the internal control. Stock circulation involves the participation of various departments of the enterprise, and serves a key line through the process of the whole business activity. From the aspects above, we can make a conclusion that the enterprise should attach great importance to the internal control of the inventory.

  Based on the research of the internal control system of the inventory of Jiamusi Oriental Paper Corporation Limited, we can draw such a conclusion that it is confronted with several problems related to the internal control system of the inventory, including the insufficiency of internal control environment, the inadequacy of the internal inventory control system, the lack of regular auditing system, the fact that the application range of inventory control is relatively narrow, and weakness of internal control. All these problems are closely related to the normal and smooth proceeding of the business activities of Jiamusi Oriental Paper Corporation Limited, and they also influence the second time development of the corporation. The solution to these problems of inadequacy of internal inventory control is directly related to every aspects of the corporation. In order to solve these problems properly, we put forward five kinds of solutions, including the aspects to perfect the internal control environment, to establish a sound internal control system of the inventory for the enterprise, to enhance the employees' personal professional quality, to effectively implement the internal control system of enterprise inventory, and to enhance the internal inventory control of the enterprise with modern management methods. Through the implementation of the five ways of solution above, we are aiming at building an internal inventory control system with a perfect function and effective coordination, thus ultimately achieving the goal of enhancing the growth and development of the enterprise, and improving the competitiveness of the enterprise as a result.

  Keywords  Inventory; Internal control; Audit; Professional quality

  摘要I

  AbstractII

  第1章 绪论
  1.1 研究的背景与意义
  1.1.1 研究的背景
  1.1.2 研究的意义
  1.2 研究的内容与思路

  第2章 存货内部控制的概念与界定
  2.1 内部控制概念与重要性
  2.1.1 内部控制的概念与内容
  2.1.2 内部控制的重要性
  2.2 存货内控的定义与目的
  2.2.1 存货内控的定义
  2.2.2 存货内控的目的
  2.3 存货内控的内容

  第3章 东方纸业存货内控的现状及存在问题
  3.1 东方纸业简介
  3.2 公司的存货内控制度现状
  3.3 公司存货内控中存在的主要问题
  3.3.1 内部控制环境不足
  3.3.2 存货内部控制制度不完善
  3.3.3 存货内控缺少定期稽核制度
  3.3.4 存货控制的应用范围较窄
  3.3.5 存货内控力度弱
  3.4 公司存货内控问题的原因分析

  第4章 导致的后果及对存货内控的建议
  4.1 存货内控不健全导致的后果
  4.2 对加强公司存货内控的建议
  4.2.1 完善内部控制环境
  4.2.2 建立健全的企业存货内部控制制度
  4.2.3 加强存货的定期稽核制度
  4.2.4 增强员工职业素质
  4.2.5 有效执行企业存货内控制度
  4.2.6 用现代管理方法增强存货内控

  结论

  致谢

  参考文献
  
  千万不要删除行尾的分节符,此行不会被打印。在目录上点右键“更新域”,然后“更新整个目录”.打印前,不要忘记把上面“Abstract”这一行后加一空行第1章绪论

  1.1研究的背景与意义

  1.1.1研究的背景

  随着市场经济体系的建立和日益完善,政府经济调控的日臻成熟,社会各个方面也在进行着不断的调节与控制。大至一个国家的政治经济活动,小到企事业单位的业务活动和收支情况,这些都需要进行不断的调节与控制。任何单位都希望在一种有条不紊的具有高效率的工作环境下展开一系列的业务活动,并提供可靠的财务信息和各项管理信息来供自身和其他信息使用者使用,这就必须依赖良好的内部控制制度。而我国对内部控制制度的认识还处于一种模糊的阶段,还没有统一的认识。从当代管理学角度解释,所谓内部控制即为指挥、操作、调节之意。这就说明公司的日常业务的执行与发展都必须依赖良好的内部控制。其中,多数学者对内部控制的认识仅停留在内部控制制度和内部控制结构上面;还有很多人认为内部控制即内部监督。而实务界许多人士认为内部控制就是一堆堆的手册、文件和制度;也有些企业认为内部控制就是内部成本控制、内部资产安全性控制等,更甚者有的企业则对内部控制没有概念认为内控制度只是纸上谈兵,不具有实质性。每年都有相当数量的中小企业倒闭,全国每年新成立的民营企业有15万家,但同时消亡的企业达10万家,60%的民营企业在5年内破产,85%的企业在10年内消亡。许多企业的失败、倒闭事件引发了人们对内部控制及其环境的重视。

  在我国内部控制的思想方法和相关知识的传播还不是很广泛,在实践中我国一些企业,特别是中小型企业因为内控制度的不健全,内控环境的薄弱,给企业经营效益的提高和会计信息质量带来很大的问题及不良影响,鉴于我国中小型企业内部控制存在缺陷与薄弱,完善企业内部控制已是建设企业的当务之急。而存货内部控制是企业内部控制的重要组成部分,所以只有加强了存货内部控制才可以使企业内部控制的整体得到完善。

  1.1.2研究的意义

  在复杂多变的经济环境背景下,我国企业成为市场竞争的主体,企业内部控制环境也发生了根本性的变化,企业所面临的内部控制环境变得越来越复杂,内容越来越丰富,内部控制对企业的重要性也在日益增强。但与外国内控制度的完善相比,我国企业的内部控制体系建设还处于刚刚起步的阶段,需要我们不断加强理论与实践的研究,从各个环节入手逐步加以完善。

  据统计,截止到 2010年年底,我国中小企业大约有 4200 万家以上,占全部企业总数的 99.8%.其工业总产值、实现利税、出口额分别占全国的 70%、46%、60%以上,提供了大约 75%的就业机会。由此可以看出中小企业作为推动我国社会经济发展的主要生力军,有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力,然而由于企业的内部控制制度的不健全,使中小企业的发展收到了很大的约束,特别是存货内部控制对其的影响。众所周知存货不仅是流动性资产的重要组成部分,在流动资产中所占比重一般在40%-60%之间,而且还是在生产制造及销售过程中创造价值和提高价值的基础物类;企业的存货还是反映企业生产经营、物流资金运作的晴雨表,也往往成为少数人用来调节利润,偷逃国税费和基金的调节器。一个企业拥有存货量的多少,反应了该企业的资产运作效率,甚至关系到企业的生存和发展。对中小企业而言加强存货内部控制不仅可以帮助企业进行存货的管理,更可以使企业降低成本,获得更大利润,有助于企业降低资金占用率,提高企业经济效益。由此可以看出存货内部控制是企业内部控制建设的重中之重。因此针对存货的特点,如何运用内部控制理论,构建科学、合理的存货内部控制管理体系具有十分重要的现实意义。

  1.2研究的内容与思路

  目前,国内许多中小企业在存货内部控制方面存在很多问题,这些问题不仅影响企业资产的流动能力及其利用率,更在一定的程度上影响了公司的发展道路。

  本文主要以佳木斯东方纸业为背景,通过深入企业调研,收集相关资料,自主学习和研究国内外存货内控领域的文献与资料,对东方纸业的存货内部控制制度及其执行力进行研究,从中寻找出存货内部控制的不足,引发不足的原因及造成的不良影响,并对企业原有的存货内部控制制度提出改进的建议。本文共分为5个部分:

  第一部分主要阐述的是本文的研究背景、研究意义。主要指出了在当前情况下对存货内部控制研究的必要性,并说明本文的研究内容与思路。

  第二部分研究的是存货内部控制的相关概念及内容。包括企业内部控制制度的概念,存货内控的概念重要性及其作用,并叙诉了存货内控的内容,让我们能在分析案例之前更加清晰的了解存货内控的相关概念及定义。

  第三部分让我们了解了佳木斯东方纸业的概况及其存货内控制度,重点讲诉了其存货内部控制存在的问题及存在问题的原因。使我们了解东方纸业的存货内控情况,并加以研究。

  第四部分是针对第三部分提出的佳木斯东方纸业存货内部控制存在的问题进行分析,找到问题存在的原因并提出对应的解决方案。使公司的经营能力得到加强。

  最后结论部分是对前面所叙述的问题、对策进行综合的总结,同时指出了本论文的不足之处和需要本人学习的问题。

  第2章 存货内部控制的概念与界定

  2.1内部控制概念与重要性

  2.1.1内部控制的概念与内容

  内部控制是企业经营管理的手段之一,是企业为了保证其经营活动的正常有效的进行,保护企业的会计资料真实可靠,防范经营风险,维护财经法纪,强化企业管理,提高经济效益为目的,以专业的管理制度为基础,通过在单位各职能部门,各有关工作人员之间,在处理经济业务过程中建立的相互联系、相互制约、相互监督的一种管理制度。

  从内部控制的概念中可以看出来内部控制主要是一种管理制度,是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工集体实施的,为了实现控制目标的一种过程。只有企业内部控制得到全面的建设,企业才可以得到全面的发展。我国内部控制制度发展到今天经历了三个阶段。

  初次出现阶段:我国内部控制制度的出现是在1999年修订的《会计法》中,在《会计法》中第一次以法律的形式对内控制度提出了要求,随即财政部门颁发了内控的规范文件。开始重视阶段:在2002年的安然事件等轰动一时的事件过后,成立了企业内部控制标准委员会,这才正式的开始了内控的管理工作,2008年6出台的《企业内部控制基本规范》标志着我国内部控制体系的建设得到更大的重视。全面实施阶段:2010年4月发布了《企业内部控制配套指引》,结合以前发布的规范,标志着我国内部控制的理论与实际相结合的全面实施[1].内部控制主要包括了五要素:(1)内部环境。内部环境是企业内部控制得以全面实施的基础,一般包括了机构的设置,权责分配、人力、文化等。良好的内部环境可以使内部控制的到充分的开展。(2)风险评估。是企业及时评估分析经营活动与内控目标的风险,并确定合理的应对策略。(3)控制活动。是企业根据风险评估来指导企业的内部活动,使企业可以合理、安全的进行经营活动。(4)信息与沟通。企业在日常的经营活动中进行信息汇集与沟通,以确保企业内外进行有效的交流。(5)内部监督。内部监督是指对内部控制实施进行监督,是对内部控制的制定与人员的执行情况进行的监督,以确保内部控制的准确性,并发现内部控制的缺点,得到及时的改正。

  2.1.2内部控制的重要性

  内部控制制度是遵循了合理分工、内部牵制、审核检查、经济责任和成本效益等原则制定的。它作为一种管理工具,贯穿于整个企业经营管理活动的每一个方面。在企业的经济活动中,现金物资的流动性很大,很容易发生损失、浪费、贪污和偷窃等不利于企业发展的事情,在一些大型的经济业务的运行当中也容易发生错误,内部控制的有效实施有利于企业减少工作误差,加强工作人员的责任心,维护企业财产安全,稳定企业生产经营,在抑制贪污盗窃、挪用公款、营私舞弊的事情的发生,降低营运费用,减少失误,提高经济效益等方面有着不可替代的作用。

  2.2存货内控的定义与目的

  2.2.1存货内控的定义

  存货内部控制是企业内部控制的重要组成部分,是企业为了实现经营目标,保护企业的存货财产安全,保证存货会计信息资料的真实可靠,防止发现并纠正错误的发生而采取的一系列相互制约、相互影响、相互联系的政策。

  存货内部控制是企业为了加强存货管理,针对存货的供产销等的特点,遵循了内部控制的原则而制定的一套内部监督制度。存货内控制度是整个企业内部控制制度的重点内容,处于内部控制制度的中心环节。

  2.2.2存货内控的目的

  存货是指企业在日常活动中持有的以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等[2].存货是企业的血液,存在与企业的日常经营活动之中,占用了企业的空间、资金,是企业的重要组成部分。一定量的存货有利于企业生产经营的顺利进行。如果对存货的管理不得当有可能使企业造成严重的损失,所以怎样加强存货的管理是企业的重要问题。存货内控制度就是企业为了加强存货管理而制定的。

  存货内控是企业内部控制的重要组成部分,从存货的业务流程来看存货内部控制涉及到计划、仓储、生产和销售等多方面的环节,从这几个环节中可以看出存货内部控制的目的主要有三个方面:(1)保证存货取得合理,货物安全,并得到科学合理的计价。只有按照企业的要求取得适合企业的存货,并在适当的时间购进材料,才可使企业降低经营成本。存货的流动性较大,且形态变换较大,良好的存货内控制度有利于存货的保存,减少存货的损失[3].企业需要适当的运用科学的方法对存货进行稽核,确保存货的价格合理的反应在账面上。(2)实施存货内部控制是为了及时发现和防止存货错记、漏记、营私舞弊的现象的发生,是为了保证存货相关的会计信息的真实性及存货的完整、安全性。(3)存货内部控制的实施有利于企业各个职能部门之间有效的相互制约和协调,可以对存货管理进行职责分工,更加明确个人的职责,使存货的流通利用效率得以提升,提高了企业的资金周转速度,从而提高了企业的经营效益。对企业的经营方针和经营目标的实现起到了很大的促进作用。

  2.3存货内控的内容

  存货是企业的重要资产,根据存货的业务环节,存货管理可分为采购、验收、库存、领用、加工生产、出库和盘存等几个方面。存货内部控制按照存货管理的几个流程进行相应的设置,涉及到企业的供、产、销等方面,具体而言存货内部控制主要包括:

  1.采购环节的内部控制  存货采购是存货管理的第一步,是企业为了进行正常的生产而进行的准备活动。它与企业的生产销售计划密不可分。采购环节由于业务量大,工作繁琐,所以容易出现计量错误等管理上的漏洞。采购环节应该进行适当的授权,明确每一位员工的职责,进行职务分离制度,使用请购单、订货单的形式,事先批准,事后清点等方式加强存货采购的内部控制制度。

  2.验收环节的内部控制  企业所订购的货物在到达企业时必须由与采购,使用等部门相分离的独立的保管部门进行验收保管。保管部门在验收时应记录下验收的结果,确定存货的数量、品种以及完整情况。根据具体情况编制验收单,将验收单送递有关部门进行审核,并将验收完成的存货运送至仓库。存货验收内部控制的核心是为保证货物符合企业所订购的标准,明确保管部门及其他有人员的经济责任。

  3.付款仓储环节的内部控制  存货的采购与验收业务完成后,企业的会计部门就会取得供货方的发票等单据,这表示货物已验收入库应及时支付货款,这时企业应该进行付款业务并进行会计入账。会计入账时应注意在适当的会计期间记入适当的会计账户,并进行正确的会计计量。仓储环节的内部控制制度的主要目标是保证存货账实相符和存货的完整、安全,合理的反应存货方面状况。保证存货的储备量与实际生产、销售的需要相符合,促进企业资源优化配置,合理分配资金。仓储的内部控制环节应落实保管责任,加强存货盘点与存货保存,建立存货管理制度,确保收发存货必须得到相关管理人员的指示和批准。在存货储存方面应使用适当的存储设备和相应的控制措施,以确保存货免受意外损毁、偷盗和破坏。

  4.领用环节的内部控制  为了保证存货的完整、安全,清楚存货的进出情况而加强存货领用环节的内部控制,我们应该确立领用审批手续,存货的领用均应得到相关人员的批准和记录。存货领用内部控制的最基本措施是使用领用单进行存货的领用管理并对存货领用单进行定期的清点核对,避免出现冒充领用或多领等危害企业利益的现象发生。

  5.加工或生产环节内部控制  在加工或生产环节存货得到进一步的加工,加工程序繁琐,很容易发生错记、漏记的情况。为了使生产环节减少存货的损失,应在生产过程中做出适当的记录,生成生产报告单。在生产报告单中记录下生产的工序、使用的原料、产品的质量及报废情况,并进行适当的说明。明确生产责任加强监督体系。

  6.出库环节的内部控制  出库环节的内控目标是所有出库的货物都得到确切的记录,明确的知道出库的数量,金额,去处,经手人。使用出库单进行记录可以更有效的控制存货的出库环节。出库单使用前进行编号,使用后进行定期清点,检查并保留其作为以后的依据。出库单填写明确,经由负责人盖章签字,方可生效。出库环节也要贯穿职务分离制度,明确每位人员的责任。

  7.存货盘存的制度  企业的存货数量需要经过盘存来确定,盘存制度一般分为永续盘存制度和实地盘存制度。两种制度不同,对控制存货的数量的影响也不一样。在永续盘存发下,可以通过设置详细的存货明细账,逐日逐笔地记录发生的存货信息,能够随时结出结余存货的数量金额,可以用会计账簿来反应监督存货实际情况,充分发挥会计在保护财产安全方面的作用,是企业常用的盘存制度[4].实地盘存法平时记录存货的收入的数量、金额,期末盘存后确定存货实际结存数量,并计算出存货当期发出的数量,成本。各企业应根据自身特点进行选择盘存制度,但一般采用永续盘存制的,也应对存货进行实地盘点。制定适合企业的盘点计划,确定程序,加强各部门之间的联系,及监督人员的监督配合,将永续盘存和实地盘的存货结果进行调节,生成存货盘存报告单。

  第3章 东方纸业存货内控的现状及存在问题

  3.1东方纸业简介

  佳木斯东方纸业有限公司始建于2002年9月,是在原东风造纸厂的基础上改制而成的一家集造纸和纸制品加工为一体的综合性民营企业,也是我国东北地区唯一一家专业生产办公用纸的制造型企业。佳木斯东方纸业有限公司现拥有两条1760、1600纸机生产线,德国PL刀纸制品加工生产线两条,年生产加工能力2万吨,年产值1亿元。公司主导产品为中、高档静电复印纸、精制白牛皮纸、银行专用捆钱条及美术用纸等,并可依据客户需求定制生产各种规格,型号的纸。其精制白牛皮纸的深加工产品远销日本、韩国、加拿大、德国等国家。公司所产产品全部采用商品浆为原料,生产过程严格规范,符合国家环保标准,产品质量国内一流。多年来,东方公司以“提供优质产品、提升生活质量”为使命,以坚持诚实守信,敢于负责,不断提升,合作共赢的价值观,为客户和员工提供真正的满意。公司的管理理念是以提高公司管理能力为中心,强调“以人为本、顾客满意、质量第一、团队合作”的文化。建立人尽其责,奖罚分明的机制。通过全员参与现场改善及小组活动,调动全体员工的工作积极性,达到精益生产,提升公司竞争能力。

  3.2公司的存货内控制度现状

  佳木斯东方纸业有限公司为了加强公司存货的内部控制和管理,防范存货业务中出现差错和舞弊等现象,保护存货的安全、完整,提高运营效率,以及加强对成本核算的内部控制和管理,防范存货会计信息失真,提高经济管理水平,根据相关会计法则法规,并结合本公司实际情况,制定了相应的存货内部控制制度。

  东方纸业存货内部控制制度主要涉及了存货管理的组织机构和职责,授权审批的相关规定,存货内部控制的程序,存货取得、验收与入库内控的要求,仓储与保管的内控要求,存货领用、发出与处置的内控要求、监督与检查等要求和规定。公司与存货相关的内控制度规定比较详细,但由于存货的生产流通涉及到多个环节、多个部门,贯穿企业生产经营的始终,存货内部控制制度是企业内部控制制度中较繁琐、复杂的环节,中小企业自身的管理机制、经营环境的不健全等原因,使得公司的存货内控制度有一定的问题和改进之处。

  3.3公司存货内控中存在的主要问题

  存货是公司的血液,良好的存货内控制度有利于企业的经营与发展。通过对佳木斯东方纸业有限公司存货相关资料的学习与研究,发现一些存在的问题。

  3.3.1内部控制环境不足

  内部控制环境是内部控制的基础,内部控制环境的好坏直接关系到企业的其他内部控制环节实施的好坏经过对东方纸业内部控制的了解发现其对内部控制环境有如下问题。

  1.企业的内部意思较弱组织之间缺乏沟通  企业有一定的修订成文的内部控制度,由于企业管理层对内部控制认识不足,对其的不重视,使得内部控制制度得不到应有的遵守,内部控制制度形同虚设。企业的各组织机构,各部门之间缺乏了解,该企业重视同部门纵向之间的交流联系,对上下级之间的权利与义务较明确,而对公司的整体缺乏了解,特别是同级别各部门之间的联系交流缺乏,例如图3-1中的存货保管部门和生产部门之间联系较少。市场部门与生产、采购部门的交流较少,仅在生产用料时进行沟通,这样很容易导致公司的信息沟通不灵敏,使各部门之间的协调性变差,不能更好的进行经济发展。

  2.企业内控制度不健全内控目标不明确  东方纸业是属于中小型企业,公司为了节约资源,提高员工利用效率,出现一人多职现象,使得岗位分工不合理,职责不明确,特别是在重要的岗位上运用“内部人”并对“内部人”缺乏科学有效的管理,没有形成相互制衡的内部控制关系[5].中小企业由于企业自身存在的原因,企业亲戚关系较严重,使得企业产生许多“内部人”使得公司的审批、监督产生漏洞,危害了公司的利益与发展。东方纸业对其内部控制的目标还不是很明确。领导层、治理层对公司的内控目标局限为公司带来的经济利益方面,而没有深入到各部门,各生产阶段的内控目标。企业的管理人员对财务部门的定位不明确,仅把其当成付款收款员,使财务监督控制流于形式。给企业造成经济上的损失。

  3.日常管理混乱缺乏良好的道德标准  东方纸业对日常的管理较混乱,对会计的记账方式,凭证的填制、保管,票据粘贴没有具体明确的规定,日常工作不及时。缺乏良好的道德标准,企业的管理层注重员工为企业带来的经济效益,而缺乏对员工工作素质的提高培训计划,使企业不能接受新知识、新思想缺乏发展的后劲。丧失发展机遇。

  3.3.2存货内部控制制度不完善

  由前文我们知道存货内部控制是内部控制制度的重要组成部分,佳木斯东方纸业是以加工纸制品、办公用纸为主的企业,为了确保正常的经营活动的进行,存有一定的存货量。企业为保证存货的安全、完整,不丢不漏制定了一系列存货内部控制制度,但许多内容原则性强,缺少关键控制点,可操作性较差,操作起来有一定的困难性。

  1.采购内控制度的不完善  如图3-2所示东方纸业在填制采购单时不是先由使用部门填制需求单,然后审批需求单再填制采购单,而是由采购人员按照以前年度的用料变化和以往的经验进行填制、采购。采购部门对存货的现状了解不清,由于害怕影响企业的经营,而进行盲目的采购。在采购的同时没有很好的调查市场,对市场进行评估,而是缺少采购计划,对采购的价格、质量等审批比较松懈,这样很容易产生低质量、高价格的材料,从而给企业造成信誉和经济上的损失。

  2.验收入库制度的不完善  在验收入库方面,东方纸业存的采购入库流程图中写到验收并办理入库手续,但问题在于该企业把材料的采购与验收由同一人担任,对入库的材料的验收不严格。该企业为加强员工的利用率,节省企业的开资,出现了一人担任多职的现象,这一规定在内控制度中得到允许的,但该企业把同一个人既设为采购人员又设为材料验收员,这就违背了内控制度的不相容职务分离的原则。

  3.存货的领用销售制度的不完善  图3-3为佳木斯东方纸业的材料领用的流程的简图,从图3-3我们可以看出东方纸业有限公司在领用材料时应用了领料单,对材料的领用的数量、品类都有相应的规定,对领料的多少也有相应的限制。但在填制领用单后没有对领用单进行严密的审核,仅仅是在领用单上进行了限制,这很容易产生领用人员多领、乱领的现象。而且领用进行账簿登记后领用部门没有自己留存一份。这有可能使领用部门没有依据,使公司不能很好的核对、管理材料的领用、发出。而且公司在对材料领用后的管理,材料的利用率缺少相应的追踪管理,对废弃的材料不加以管理,让员工自行处理。在销售方面该企业对销售计划缺少合理的规划,销售部门与生产部门交流、联系不紧密缺乏有效的信息沟通,使得存货积压或不足的现象产生。

  4.存货日常管理存在的问题  佳木斯东方纸业在存货内部控制制度里提到了对存货的管理,但对存货日常管理的规定较少,只是说明了存货日常需要进行管理,定期的进行检查。但没有明确的规定对存货检查的间隔时间,以什么方式检查。该公司是以省产办公用纸为主的企业,公司的存货全部为纸制品。不定期的检查、管理,很容易使存货变坏、变质,减少企业的经济利润。

  3.3.3存货内控缺少定期稽核制度

  存货稽核是通过有关会计人员对实物进行盘点,然后对照存货的总账、明细账来确定账实是否相符。如果相符则没有问题,如果账实不相符则找出原因,追究责任。而佳木斯东方纸业在存货稽核方面缺少相关的制度。会计部门只记主要的录了存货的总账,对明细账不重视而使存货的明细混乱不清。存货的保管验收为统一人,存货进出也是由其上报,没有统一的管理,存货账目不完整。而且财务部门通常不参与存货的盘点工作这使得存货的账目与实物是否相符无法确定,给有心人士创造了有理条件,更危害了公司的利益。

  3.3.4存货控制的应用范围较窄

  设置存货内部控制的目的就为了给公司的管理者和决策者强有力的管理和决策的支持,使企业能够达到运营目标。而佳木斯东方纸业在目前实际情况来看,由于管理者对存货管理的意识较弱,要求不高,并没有很好的应用存货的内部控制。其存货内部控制系统仅仅局限于对存货的保存、完整,和存货信息的录入、修改、查询、打印等信息简单的处理方面。仅停留在存货的数据管理层面,被简单的理解为存货的储存管理。这使得企业对存货信息掌握不准确。存货管理层次上不去,企业存货得不到优化,资金不能及时变现,增大了企业的财务风险。

  3.3.5存货内控力度弱

  有些中小企业未建立存货内部控制制度,往往以经验来代替。佳木斯东方纸业虽然建立了存货内部控制制度,但由于企业的管理这对内控的不重视使得存货内控制度得不到实施和完善。东方纸业存货内部控制力度弱主要体现在一下几个方面。

  1.存货内部控制制度未落到实处  该企业对存货内部控制的观念较淡薄,有相关的存货内部控制规定,但企业还习惯于按照传统观念和经验办事。使得存货内部控制只是达到存货基本信息的控制,得不到具体的落实

  2.存货内控制度为利益让路  存货内部控制制度在有些方面会触及到一些人员的利益。在存货内部控制与其利益相抵触时,因为利益的驱使,使本来就不是很完善的内部控制制度执行起来更加困难,这就使企业的存货内部控制制度成为了真正的一纸空文。

  3.存货内部控制流程衔接不好  在东方纸业的实践过程中存货内部控制流程的衔接不是很理想。例如存货的存储与销售环节,由于企业各部门之间的联系不是很紧密,使得两个部门之间对彼此的情况不了解,产生存货积压或断货的情况。

  3.4公司存货内控问题的原因分析

  1.资产观念根深蒂固 存货是企业的血脉,适当的存货有利于企业日常的经营活动的进行。东方纸业的管理者认为存货是企业的资产,是企业财富的标志,只有在有充足的存货时才可以使企业在向前发展的过程中不落于人后。这就造成了企业拥有过多的存货。但是企业管理者没有考虑到自身产品的特点,纸制品或办公用纸对存储的环境要求很高,不适当的环境和通风系统会使东方纸业的存货变成废纸,失去原有价值。而且存货过多会给企业造成大量资金的积压,存货成本增加,产生资金周转不良现象等现象的发生,会给企业带来危害,例如在支付工资、货款时流动资金不足。这样资产很容易变成负债。从存货的性质上来看存货确实是资产而不是负债。但企业大量的囤积存货会使企业的流动资金减少,存储成本增加,大量的存货不能变现,从而增加了企业的财务风险这是存货就变成了另一种性质的负债。

  2.观念陈旧模式僵化  例如该企业的库存管理没有什么技术手段仓库的管理除了记载存货的收发、存货的数量、种类和价格外其他如质量、进货渠道等基本信息资料很不健全。东方纸业虽然使用了电脑软件进行对存货的管理,与手工记录相比减少了管理错误。但存货的管理模式不够健全、成熟,没有准确、完善的存货管理模式。员工只有借鉴原有的模式,这就使得存货管理观念陈旧、模式的不到创新与完善。

  3.存货内部控制未得到完全推广  我国内部控制制度的实施的时间比较短,对内部控制制度的规定还不是很完善。使得企业对存货内部控制方面的了解不是很深,没有明确深入的了解到存货内部控制对企业的影响。东方纸业只是空有存货内部控制制度之壳,而缺存货内部控制制度之实。

  第4章 导致的后果及对存货内控的建议

  4.1存货内控不健全导致的后果

  存货内部控制是企业内部控制的重要组成部分,也是确保存货安全、完整的最基本的保证。佳木斯东方纸业存货内部控制的不健全有可能使企业产生一下几个问题。

  1.可能导致存货的浪费和损失  由于公司对存货的内部控制机制不健全,因此存货易产生一些问题,公司因为对原材料及成品入库后的储存保管不严密,材料采购验收或加工后的成品入库后存储部门并没有按照材料质量的好坏、等级和储存的条件来分别储存,而是把各种质量的材料、产品混合在一起堆放,这样材料有毁坏或破损也不会很容易被发现,当生产部门领用或对外销售时发现毁坏的不能用的材料,就产生了存货的浪费。例如2009年7月份生产的办公用纸,由于连续的阴雨天气、保管员的看管不当,使办公用纸发霉、变质,造成了10%的存货不能销售,使得存货的损坏率增加,成本增加。还有就是生产部门使用材料后剩余的材料往往会随意存放在任意角落,或随意丢弃、处置,而不是回收再利用,这是一种对材料的浪费,而且由于东方纸业的存货是一种易燃的材料,如果残料处理不当很容易产生火灾,这样不仅给企业带来浪费还有可能危害公司和员工的安全。佳木斯东方纸业曾经在2006年时因为生产完后随意处置废弃物料,员工不慎而引起了火灾,虽然由于发现及时而被扑灭,公司虽并未受到极大的损失。但险些导致企业资产和人员的浪费和损失,这些应该让我们吸取教训,以免发生后悔的事情。另一种情况就是在需要一种材料时并没了解材料的库存情况,盲目的再购进一批材料。或没有进过准确的计算而盲目的进购材料,最后发现材料购置过多,例如佳木斯东方纸业在2010年为佳木斯市育人美术学校生产的素描用纸和水彩纸等美术用纸,但由于生产原料的管理、摆放不规律,没有摆放在原料仓库而是摆在了生产车间的废弃屋子内从而被遗忘,使得公司重新采购原材料,浪费了公司的人力、物力和时间,使得公司不能按时交付成品。这样一方面提高了美术用纸的制造时间及成本并使公司的信誉收到损伤。另一方面就导致库存过度,存货积压严重,占用资金过多。且存货保管需要保管费用,从而提高了产品的成本。流动资金的占用,材料利用不当都会影响该企业资源的合理配置和正常的经营活动。

  2.增加企业员工公器私用的可能性  存货管理不当,为企业员工提供了占用企业的资源的可能性。佳木斯东方纸业由于对存货的看管不严,加大了企业员工犯错误的可能性。该企业是生产办公用纸的企业,个别员工由于公司规章制度不严密,监管不力而私自用公司产品,更甚者私自以极低的价格出卖公司产品。这给公司带来了很坏的影响,也容易因个别员工的问题而带动其他员工。从而危害了企业的经济利益。

  3.存货积压经营现金流减少  如表4-1为2009年度-2011年度三年的存货占总资产的比重。在2009年存货占总资产比重18%,2010年存货占总资产比重16%,2011年存货占总资产比重15%.由以上三年数据可以看出来存货的存储量是在逐年减少的,公司也是在有意识的逐步调整存货在总资产中的比重。但从其他纸业对比来看佳木斯东方纸业有限公司的存货占总资产的比重还是较大。而且从表4-2来看2009年原材料约占存货总量的40%,2010年原材料占存货的45%,2012年原材料占比约为43%.从这几年的数据可以看出该公司的产成品积压较多。存货的积压一方面是由于造纸企业增多,竞争激烈,市场不景气另一方面是企业内的对存货管理的漏洞及问题,是存货内部控制不严密造成的。存货的积压使得企业的流动现金减少,从而影响了企业的经营现金流。

  4.2对加强公司存货内控的建议

  由上文我们看到了佳木斯东方纸业在存货内部控制方面存在的问题、原因和问题导致的后果。从中我们也看到了存货内部控制对一个企业的重要性,因此列出几点针对东方纸业存货内部控制问题而提出的改进建议。

  4.2.1完善内部控制环境

  企业的内部控制环境是企业存货内部控制制度得以建立和有效实施以及企业经营活动顺利进行的基础。内部控制环境越良好,也就越能充分的发挥内部控制制度的力度,建立完善企业的内部控制环境。

  1.应提高企业的内控的意思加强各机构间的交流  因为佳木斯东方纸业管理层对内部控制方面不够重视,只是流于形式,且公司的各组织结构之间缺乏交流,所以应加强公司管理层的重视程度,建立良好的内部控制文化。加强公司管理层对内部控制的认知同时培养内部控制的管理理念,增强员工的内部控制意识。由于对存货的管理涉及到公司的许多流程,及多个部门,所以东方纸业应该结合自身实际的管理优点和不足,制定出一套行之有效的培训机制,让员工和管理层了解内部控制对公司及个人的重要性。通过学习教育等形式,将内部控制的管理理念传递到公司的每一个阶层,提高公司所有员工的内部控制意思,使每一位员工都能明确的知道自己岗位的重要性,并养成良好的工作习惯,持续下去。在提高员工内部控制意思的同时应加强各组织机构之间的交流,把各个不同部门放在一起进行讨论,特别是各部门管理层,加强他们之间的沟通,减少矛盾,权衡利益,使各部门之间能够进行有效的交流,做出有利于公司的抉择。

  2.完善企业内控制度明确内控目标  一人肩负多职和企业内部人多这种现象在中小型企业中比较常见,东方纸业也有这种情况,但纸业的处理不是很得当。该公司应在制定内部控制制度时明确可以一人多职,但要确保这几个职位之间是相容的,要明确的做到不相容职务分离原则。同时要加强企业领导层与员工之间的交流,不要形成领导说什么就是什么的不良习惯,而是要建立员工之间的监督体系,不能忽视对“内部人”的监督,更要加强“内部人”的素质,提高其自觉性,制定明确的奖赏机制。在明确内部控制目标方面,企业的管理者应该加强对企业各个阶段的工作了解,而不是仅仅的“指导”员工,应参与到工作环境当中,从中真正的明白各阶段,各部门的重要性,明白他们的目标,从而确定内部控制的目标。

  3.日常管理混乱缺乏良好的道德标准  在日常管理混乱,缺乏良好的道德标准方面我的意见是首先建立正确的员工招录体系,招聘真正符合公司需要的员工,并展开定期培训,建立完善的奖惩制度。每年评选先进道德模范,并予以适当的奖励。完善内部控制环境是一个循序渐进的过程,在内部控制环境形成和完善的过程中应不断的探索,不断的总结,不断优化。

  4.2.2建立健全的企业存货内部控制制度

  存货内部控制主要包括存货的购进、储存、生产领用、销售、盘存等环节,环节较多,不管哪个环节都是企业内部控制不可缺失的,其中采购、领用、保管这几个方面是是重点,下面我们从这几个方面结合公司的存货内部控制存在的问题谈一下改进的建议。

  1.完善采购内部控制制度  存货采购是企业维持正常经营活动的必须步骤,是内部控制的重点。如图4-1所示完善存货采购的内部控制制度首先,应该确定不相容职务分离的规则,由使用部门填制请购单,在请购单中列明需要采购的材料的种类、数量,请购单应由生产部门、销售部门和保管部门根据仓库现有量和需求量来共同制定,由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购目录,经主管计划的负责人审核后报主管领导审批,然后进行市场调查,进行多方的调研、询价[6].材料采购人员与存货验收人员不能为统一人员,物资采购、保管、使用人员不能同时负责会计账目的记录,采购人员应与付款审批人员相分离,记录应付款人员与出纳人员相分离。其次,建立合理的采购计划,制定合同和审批制度,企业根据每年的经济业务量等数据制定下一年的采购计划,并对预算进行调整,以达到采购的数量、品种等符合公司对存货的要求。

  2.完善存货验收入库制度  在存货验收入库阶段的内部控制应遵循的不相融职务分离制度与采购相同,在验收入库时应严格执行入库程序、要求。验收时验收人员必须及时验收货物,核对采购发票或合同,只有完全符合存货采购的要求经过相关部门的批准才能通过验收。最后,在采购支付的结算中,财务部门应在入库验收后根据进货单据付款,先审核各种票据是否符合规定,是否可靠,核对无误后按手续办理结算。

  3.完善存货领用销售制度 如图4-2所示我们在佳木斯东方纸业有限公司的材料领用流程简图上进行了简单的更改,在存货领用过程中增加了存货领用审批、审核程序。生产部门根据生产计划需要确定材料需要量,填制领用单,列明需要的材料的品名、数量、规格等,并通过相关部门负责人进行审批领用单,并签字生效。超额领用需办理退料手续。严格执行存货领用程序并加强存货领用审核,仓库保管人员发货后及时登记存货的台帐和明细账,做到账实相符。领用部门在领用后也要保留一份领用单,留底备以后检查。在销售存货时首先确定不相容职务的分离:开具发票与发票审核不能为同一人;办理各种业务人员不能同时负责该项业务的审核批准;会计人员不能同时负责销售业务各环节。

  4.完善存货日常管理  加强存货的日常管理,除了要遵循内部控制制度中不相容制度分离制度,还要加强对公司存货平时的管理,东方纸业应该加强对存货日常管理的规定,明确对存货的检查的时间,检查审核的方式。并进行定期与不定期的检查、管理,减少存货变坏、变质,从而提高存货的储存率,并增加企业的经济利润。

  4.2.3加强存货的定期稽核制度

  存货稽核是确保存货内部控制制度能够得到良好的执行。佳木斯存货稽核缺少相关的制度,所以应建立健全的存货稽核制度,采购、保管、记账等工作分工进行,各部门之间做到相互监督,相互激励。还应该清楚地记录存货的明细账,明确存货的品名、数量、规格、储存地点等明细科目。由财务部门对存货进行实物盘点,然后与企业的总账、明细账进行核实,做到账实相符。如果存在账实不符的情况发生,则应及时擦找原因,进行账务处理,并确定责任进行处罚。公司还应该制定盘点制度,严格遵循会计制度的规定,至少每个季度进行一次盘点这样才能确保存货的安全。建立健全的存货稽核制度同时还应该建立良好的内部监督体制。加强企业治理层的监督,当企业存在重大问题时实行集体审批制度,以防止经理、厂长等治理层人员专断独行。加强管理层的监督,建立相互约束相互监督的制度,防止徇私舞弊的情况发生。加强普通员工监督制度,建立监管、奖惩制度,防止员工偷懒,并极大的调动员工的积极性。

  4.2.4增强员工职业素质

  一个企业能否得到更好的发展,能不能经受住经济发展的冲击力,除了治理层对经营活动的决策和经济形式的分析以外,还有企业员工的职业素质也是衡量企业能否发展的重要因素。佳木斯东方纸业想要的到发展,想要加强公司人员对内部控制的意识,增强员工职业素质都是必不可少的重要一点。

  1.增强员工职业素质  应该加大员工培训机制,举行定期和不定期的员工免费培训课程,并为积极上课的员工颁发奖励,提出表扬。这样可以提高员工对课程的兴趣,提高出勤率,增大员工的积极性。还可以实行轮岗制度,让员工体验每一个岗位,学习每个岗位应该掌握的技术、知识,使每一位员工都参与进来,明白各工作岗位的重要性,从而体谅各岗位员工的工作困难,并施以帮助。更可以让公司的治理层和管理层参与到公司的各岗位上来,降低管理者的高度,使其更加的亲民,更能了解各岗位员工的困难。也使公司员工与管理人员得到更多的接触机会。使员工更加的了解公司的状况。企业应定期组织员工进行交谈、讨论,让员工畅所欲言,提高员工当家作主的自觉性。从而提高员工的工作效率

  2.检验员工职业素质  经过一段时间的培训、轮岗制度和座谈会,员工更加明确了企业的管理目标与自身的奋斗目标,也更进一步的提高了员工的职业素质。企业可以在不同时间举行职业知识竞技赛,在比赛中可提出与各个岗位相关联的知识,并决出优胜者,为优胜者颁发奖品。奖品可以是工作需要的必备物品,也可以是家用物品。这样即提高了员工参与的积极性又加强了员工的职业素质。也可以对员工进行定期的考核,考核人员可与是其他员工,也可以是员工选出来的各管理层领导,并设立明朗的奖惩制度。还可以每年根据员工本年的职业道德和工作质量来定期评定先进个人或劳动模范,对评选出来的员工进行实质性的奖励制定增强员工职业素质的计划,进行各种考核,以达到员工对公司及其所处的岗位的热爱,并明确自己职业生涯的走向,从而积极工作,不消极怠工。员工间的向心力更加强大,公司也可以得到更有力的发展和更广阔的成长空间。

  4.2.5有效执行企业存货内控制度

  一个企业可以建立一个完善的,没有瑕疵的内部控制制度,但再完善的内控制度得不到有效的执行,也是无用功。内部控制是环环相扣,紧密相联的,一步走错有可能造成步步错。佳木斯东方纸业有限公司为了达到内部控制的目的,提高存货管理水平,应该严格、有效地执行存货内部控制。

  首先应严格把好采购关口。企业存货的第一步是采购,企业生产的货品的好坏与所采购的材料的质量有严格的关系,所以应慎重对待采购货物环节,做好调查,采购质量好、价格低的材料。其次,存货流程中突发事件也应该注意。公司在日常工作中应按照章程办事,但在经营活动过程中会出现各种突发的随机事件,这时应始终坚持总的制度,以不变应万变,以高度的责任心去处理事件,并及时向领导汇报,以尽量减少企业的损失。最后,建立有效的激励制度。使存货内部控制有效的执行,并不仅仅需要管理人员的严格管理,和制定完善的存货内部控制制度,还需要员工的密切配合,所以应该建立有效的激励制度,并定期对存货内部控制制度的实施情况进行检查和考核。从而使存货内部控制得到完善。在考核中对遵守内部控制制度的,做的较好的员工进行精神上的鼓励和物质上的嘉奖,对工作中存在的违规现象和问题进行批改并做出处罚,要求其务必达到规章制度的要求。只有做到奖赏与处罚相结合,最终才能达到存货内部控制的目的,才可以使存货内部控制得到有效的实施。

  4.2.6用现代管理方法增强存货内控

  现在的时代属于科学的时代,社会日新月异,企业的管理方法也在不断的改进当中。只有不断的随着时代和科学的改变而改变,才能使企业与社会接轨,而不是被冲进历史的洪流之中。

  利用现代管理方法增强存货内部控制:首先,提高企业的电算化水平,使其不仅仅只是对存货信息的记录、修改、打印和查找等简单的功能的运用,而是应该建立严密的联网管理体系。企业各部门之间的信息联系相当于人的神经系统的运作,它必须及时、准确地传达企业的各种信息,保证使企业内部的信息沟通有效进行[7].建立严密的联网体制,对存货进行时时的监控,确定每条记录的存货信息都可以随时随地的进行调用,加强了各部门对存货的了解与监控。其次,我们应该抛弃传统的狭窄思想,提高存货内部控制的应用范围。存货的重要性使得存货内部控制在企业日常经营活动中的地位是不可动摇的,因此在企业的日常工作中也应该运用到存货的内部控制,合理利用存货,减少间接性的成本。为此企业管理者应该吸收现代管理方法,并结合本公司实际情况,制定出一套符合自身的管理机制。再者,应该建立科学的存货内部控制评价标准体系。科学的评价标准是所有会计制度能够起有效作用的前提条件,存货内部控制制度的正确、有效的实施也是由其作为坚强的后盾。为建立科学的存货内部控制评价标准,企业制定存货内部控制制度的相关成员应定期的针对存货内部控制制度进行全面的、科学的检查,发现和改正有错误的地方,并记录下来多次出现错误和容易出现错误的地方,及时在内部控制制度中予以防范。在对存货内部控制执行情况进行考核的同时应对内部控制的相关成员进行相应的考核,以提高执行效力。最后,利用信息技术和网络技术相结合,建立有效的存货管理沟通信息系统。企业应根据自身的需要,与实际情况相结合,建立一套计算机网络系统,设立站点和网页,通过网络了解存货的相关信息,实现生产计划与市场信息共享,需求匹配。

  千万不要删除行尾的分节符,此行不会被打印。“结论”以前的所有正文内容都要编写在此行之前。
  
  结论

  本文对内部控制制度的概念重要性,存货内部控制的概念、目的、内容进行了基本的阐述。并对佳木斯东方纸业有限公司的存货内部控制制度进行了了解和研究,从对佳木斯东方纸业有限公司的存货内部控制研究中可以看出来存货内部控制是一个企业的内部控制中的重要环节,也是最复杂的环节。存货内部控制涉及到企业的多个部门贯穿生产经营的始终。通过借鉴与存货相关的参考文献和对该企业的内部控制的研究,发现了该企业存货内部控制方面存在一些完善之处,了解到了公司存货内部控制制度不完善的原因和可能导致的后果。并根据公司存货内部控制问题提出了相应的解决办法。本文提出了完善内部控制环境、建立健全的存货内部控制制度、增强员工职业素质、有效执行企业存货内部控制制度和运用现代管理方法增强存货内部控制等解决企业存货内部控制不完善的建议。我通过本次对东方纸业的研究和论文的编写,更加深入地了解到了存货内部控制对公司的影响,明确了存货内控制度得制定、实施、维护等相关的问题。深刻地感觉到了“得控则强,失控则弱,无控则乱,不控则败”至理名言

  在论文的编写过程中由于本人的相关知识较浅,资料准备不足的原因,论文整体的论述不是很严谨,对东方职业的相关制度得诠释不是很清楚,缺乏应有的深度和高度。在论文的写作过程中,让我深刻地体会到了自身知识的缺乏与经验的不足,虽然经过各方面的努力但论文还是存在许多不如意之处,请各位老师指正。

  致谢

  在本次毕业论文的编写和设计过程中,感谢王秋燕老师对该论文的指导与审核。在日常的教学和论文的指导过程中,王老师以严谨的治学态度,丰富的专业知识,指导本人的学习和写作,从选题到写作提纲到成型的论文,王老师倾注了大量的心血,进行一遍又一遍的批改,并指出问题的所在。再次感谢王秋燕老师对我的细心指导。

  这大学四年的学习中得到许多老师的关心、帮助和支持。在此,谨向老师们致以衷心的感谢和崇高的敬意。最后,我要向百忙之中抽出时间对本文进行审核、评阅和参与本人论文答辩的王涌老师、李尊卿老师、幺冬梅老师和李思鸿老师表示感谢。

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