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财务信息共享发布平台及酬金发放系统设计

时间:2016-06-01 来源:未知 作者:学术堂 本文字数:6244字

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【题目】高校财务管理信息化平台构建分析 
【第一章】财务信息化管理体系探析绪论 
【第二章】财务管理信息化的理论基础 
【第三章】基于信息化的财务管理现状分析 
【4.1 - 4.3.5】财务信息共享发布平台及酬金发放系统设计
【4.3.6 - 4.4】网上报账缴费平台及预算管理系统设计 
【第五章】财务管理信息化系统的实施与评估 
【参考文献】学校财务管理信息化环境建设研究参考文献


  第四章 财务管理信息化系统的设计与构建

  通过前一章对财务管理信息化现状和问题的剖析,我们发现 A 高校财务业务信息化水平仍不高,财务管理模式落后,并且财务系统与学校其他部门应用系统之间的缺乏必要的业务联系,从财务信息化发展历程上讲,基本仍处于由会计信息化向财务管理信息化发展的过渡阶段,因此本章对 A 校财务信息化发展规划进行研究,通过对高校财务管理信息化系统构建的目标确定、需求分解、功能设计、实施过程等进行详细分析研究,最终形成 A 高校财务管理信息化系统的构建思路。

  4.1 财务管理信息化系统的构建目标

  在对财务管理信息化系统进行功能设计和实施之前,财务管理者必须从学校发展建设的全局出发,综合考虑校园信息化建设的整体规划和财务实际业务需要,组织财务人员、学校技术人员等对财务管理信息化的建设进行实地考察研究,明确信息化建设的目标和内容。具体的考察方式可结合本校调研、其他相关院校调研以及对财务管理信息化软件行业的市场调研共同进行,最终形成考察报告。

  前期的考察调研是确定财务信息化建设目标和整体规划的关键阶段,因此必须由学校领导牵头,协调财务、学生、教务等相关部门负责人进行调研。在对财务管理信息化建设目标进行实地考察时应当着重注意以下几点:

  (1)考察财务现有的财务业务系统、对已有的财务业务系统具备的业务功能和流程进行界定,通过原型测试等,考察其是否能很好的满足当前业务需要,是否需要进行系统升级或者进行重新设计。

  (2)重点对财务部门的业务现状进行分析,考察财务拟进行信息化改造的业务,分析其进行是否具备在当前环境下进行信息化改造的管理和技术条件,改造后是否能对财务工作效果形成提升,从而决定是否对其进行改造。

  (3)考察财务系统需要进行集成的相关业务部门系统,由于学校各部门信息化水平的多样性和层次不齐,因此必须对需要集成的各部门系统进行考察,着重研究集成的技术可行性、集成后的业务连贯性,此外还必须考虑集成的成本和系统风险。

  通过前期的综合考察调研,A 高校财务信息化中财务核算管理系统、工资系统、学生收费管理系统已运行多年,系统运行已较为成熟,因此项目领导机构对 A 高校财务管理信息化建设的目标确定如表 4.1:

  系统构建目标主要分为三部分,一是财务管理信息化构建的基础,包括财务管理信息化标准的编制、信息共享平台的搭建、财务信息发布门户平台。二是指财务信息化系统与财务业务相关部门系统之间的集成,主要包括了教务处、学生处、科技处等学校众多相关部门的业务系统间的数据融合。三是财务综合业务子系统,主要包括了需要进行信息化升级或设计的预算管理系统、无现金报账系统、资金集中管理系统等各业务子系统。

  4.2 财务管理信息化系统的设计原则

  在对 A 高校财务管理信息化功能设计的过程中应该遵循以下原则:

  (1)先进性原则:系统的设计必须选择业界成熟且先进的信息技术作为系统的架构,代表先进技术的发展方向和趋势。

  (2)开放性原则:系统设计必须坚持各信息系统的高度开放性,包括与现有的财务系统软件以及其他业务部门的系统。

  (3)可扩展原则:系统功能的设计必须使系统所确定的软硬件配置在升级、扩展和移植方面应具有良好的性能。

  (4)稳定性原则:系统功能的设计必须以保证学校业务的平稳正常运行为首要目标。

  (5)易操作及实用性原则:系统功能的设计应坚持以实用性为基本原则,具备简单、易操作的优点。

  4.3 财务管理信息化系统的功能设计

  通过对财务管理信息化进行的总体构建规划,可以发现,财务管理信息化的构建需求是复杂的、多功能的、全方位的,有些需求是和日常工作密切相关的,而且是严重影响到财务工作效率的;有些则因为学校历史原因或财务政策原因,无法在当期解决,或者需要学校预先对其做出调整后再实施信息化改造,因此项目实施人员需要对信息化的构建目标进行逐一的目标需求调研和业务流程分解、进而可以对各系统进行功能设计。

  对于财务基础平台的设计,要从系统构建的最底层出发,从确定信息责任方出发,结合信息化校园已提供的条件和需求进行调研和分析。

  对于各业务应用系统集成方案的设计,要从财务业务链的各个学校内部环节出发,结合学校的各项规章制度和部门规范,实现对学校财务相关业务系统的效果最大化的集成与对接。

  对于财务内部业务系统的设计,要从财务内部业务流程和财务应用系统间的融合出发,从满足财务人员工作需求出发,结合财务各项规章制度和内控制度进行系统化的设计和优化。

  4.3.1 财务信息化标准的制定

  4.3.1.1 财务信息化标准的目标分解

  财务信息标准的目标分解是指按照目标达成的各个步骤,对各业务部门的数据标准进行调研,按照实施内容对目标责任部门及输出成果进行分解,从而形成财务信息标准目标分解图如表 4.2:

  如表所示,信息化标准的实施分为三个步骤,前期是调研学校结构、人员等主要信息及相关职能机构的编码,形成编码初稿,然后由项目领导小组组织确认标准的编码规则,最后由系统集成商执行标准的系统初始化工作。

  4.3.1.2 财务信息标准的功能设计

  财务信息标准的设计是实现学校信息资源共享和信息系统得到协同发展的基础,A 校财务管理信息化的标准包括学校财务、教务、学生各部门的标准定义,加上国家、教育部、财务行业的标准,最终形成 A 校的财务信息标准规范,所有的数据交换将依赖于这个标准,标准化实施的内容主要包括:

  (1)数据采集--基于 A 高校财务及相关数据分类汇总的标准化设计 ;(2)数据汇总--基于 A 高校财务业务流程的标准化设计;(3)数据反映--基于 A 高校财务会计流程和账务处理的标准化设计;(4)数据接口--基于国家统一标准和会计行业规范的数据接口,实现内嵌式 XBRL 数据输出;4.3.1.3 财务信息标准的制定要求

  (1)对于需要接入财务信息平台的系统,信息编码需统一,在管理制度上进行约束;无需接入财务信息平台的,其系统可暂不更新编码标准;对于新建业务系统,需参照管理规范进行编码制定;(2)财务信息平台数据源于各个业务部门,在标准制定、维护上存在缺陷,应形成管理制度和规范,即:谁产生,谁维护,学校通过技术手段形成共享。(3)对于组织机构代码、教职工工号、学生学号编码、资产编码等存在多头管理的情况,建议由某一部门维护,共享平台从该系统中抽取数据进而维护标准;4.3.2 财务共享信息平台

  4.3.2.1 财务共享信息平台的目标分解

  财务共享信息平台构建的目标实际是搭建一个综合学校各类信息的数据库,对数据库的内容的确定,应根据财务或其他部门的业务需要来提供,财务共享信息平台的实际构建可以与校园信息化建设中数据融合相结合。

  如表所示,财务信息共享平台的设计责任方主要是由财务处主导,学校信息化建设中心和系统集成商提供技术支持,平台共享的信息内容是根据业务需要整合,可随时增加或者减少,由于涉及财务系统安全稳定性,因此平台须与财务系统通过中间库融合。

  4.3.2.2 财务共享信息平台的功能设计

  数据存储:根据业务需要搜集学校相关信息,并对上传的信息按照信息化的数据标准进行分类和存储。

  数据读取:根据各部门信息使用者的需求指令,调取相应的数据信息并整合输出,提供多样化的输出方式。

  数据更改:只允许数据的来源方对数据信息进行修改。

  数据安全:根据财务系统安全性要求,设定财务系统与共享平台间的安全措施。

  4.3.3 财务信息发布平台

  4.3.3.1 财务信息发布平台的需求分解

  财务信息发布平台的目标主要是为了满足财务信息公开化的需求,将学校财务需要公开公示的信息以一定的形式展现出来,调研应主要集中在对现有的财务信息发布模式的分析、设计的信息发布平台内容、须对接的财务业务子系统、责任部门等进行分解。通过调研,形成需求分解图如表 4.4:

  如表所示,A 高校目前的查询功能单一,仅有内容简单的门户网站,且没有形成统一的查询系统,因此对财务综合信息发布平台的需求应当是由财务处和系统集成商牵头,根据需要提供查询的数据内容及数据系统,将相关信息集成到一个统一的查询平台上,并完善相关查询内容。

  4.3.3.2 财务信息发布平台的功能设计

  财务信息发布平台的功能设计主要为通过使用 WebPlus 高校网站群管理平台搭建 A 高校财务处信息门户网站以及门户网站集成的财务综合信息查询平台。其功能特性如下:

  (1)财务信息公开

  包括学校学费、住宿费、教材费等各种收费项目和收费标准公示表;学校近年度财务预决算信息公开。

  (2)重要通知公告的发布

  提供对涉及广大师生切身利益的财务重大通知公告、财务新闻信息的公开。

  (3)规章制度查询

  包括国家颁布的重大财经法规;会计行业学会制定的各项会计规范;学校财务制定的各项财务报销制度、经费管理制度等。

  (4)业务流程指导

  主要指和财务日常业务相关的流程指导,如支票领用及核销流程、公积金办理流程、财务报销流程、各类学生事务流程等。

  (5)相关表格下载

  财务日常业务所需的各项表格模板如科研经费预算模板、酬金发放模板、出差批准单、费用报销单、一卡通充值表、其他相关业务办理表格及申请等。

  (6)综合信息查询平台,包括:工资个税查询、项目经费查询、部门经费查询、到款信息查询、学生欠费信息查询、待核销帐务查询等。

  (7)网上办公链接,包括:网上预约报销入口、业务咨询入口、留言管理及领导信箱等。

  4.3.4 各应用子系统的集成

  4.3.4.1 财务各应用子系统集成的需求分解

  财务各应用子系统集成从结构上讲就是对学校财务、教务等各部门业务系统的集成,是财务管理信息化的核心数据内容。因此在设计财务各应用子系统集成前,应当按照基础信息平台的各类数据项目来源,对数据对应的部门、集成系统、现有共享模式、拟实现的共享模式等逐一进行分解,形成相应的目标分解图。

  在目标分解过程中应重点根据财务的实际日常业务需求来对所需要集成的系统进行调研,在保证各部门业务系统独立平稳运行的基础上,实现各系统功能、数据之间的全面、具体、客观的融合。通过需求调研,形成的财务基础信息平台的需求分解表如下:

  如表所示,应用系统的集成主要是对原来的业务流程中纸质、电子数据等原始方式的数据传递进行改进,通过数据融合,提高工作效率。系统集成的内容包括财务日常事务中的集成以及与学校业务部门联系较多的一些学生学籍、资产数据等信息,涵盖了学校办公、管理、教学等各个方面,集成的方法主要通过设计的财务共享信息平台来实现。

  4.3.4.2 财务各应用子系统集成的功能设计

  (1)财务各应用子系统集成的数据融合模式

  在财务基础信息平台下,财务处、学生处、教务处、科技处、社科处、人事处、后勤管理处、后勤服务集团、实验室建设与设备管理处、图书馆等各部门应用系统仍然独立运行,业务发生时,分别将学生基础信息、选课信息、住宿信息、考试信息、财务信息等数据输入共享信息平台数据库的指定字段,各个数据源部门对其提供数据的真实性、准确性和及时性负责。各部门通过权限设置,都可以查询、提取、分析、汇总各项数据,使得校园内各部门的信息实现同时同步地更新,从而将财务业务流程与全校的业务管理流程有机地融合在一起。财务各应用子系统集成如图 4.1:

  (2)财务基础信息平台的功能设计

  与资产、设备管理部门的集成,设备及固定资产的自动对帐,固定资产入账、租赁;材料领用、消耗等信息自动生成财务凭证。

  与教务处正方系统集成,学生编籍、留级、休学、复学、重修等入学信息、可及时进入学生收费系统;财务系统中的各项学生收缴费信息可提供给教务部门作为学籍注册依据;贫困学生可通过绿色通道免学费直接注册;学生选课、四六级考试、计算机考试等信息可进入学生收费系统,教务处每年的学生学分信息可进入学生收费系统并自动计算学分学费。

  与人事处集成,每月学校各类人员新进、离职、退休、出国、调动等人事变动信息可及时进入工资系统;岗位工资级别、绩效工资调整、公积金缴存基数及比例、养老金基数、五险一金的缴存比例及基数等可进入工资系统;工资标准调整、绩效比例核定等自动进入工资系统。

  与学生处管理部门系统的集成,贫困学生的勤工助学信息可进入根据经办人的上传进入薪酬发放系统,自动计算出酬金并匹配银行卡号,同时转入学生银行卡内。学生住宿调整及分配情况可进入学生收费系统,依据设定好的住宿费标准自动计算和调整住宿费。学生奖学金、补助发放信息可进入薪酬发放系统,匹配卡号并转入银行卡号;贫困学生可通过绿色通道进入学生收费系统,减免相应费用。

  与科研管理部门集成,科研项目立项、预算信息等可共享进入财务核算系统科,科研经费到款后可自动提示科研管理部门及项目负责人办理立项,项目预算设置、预算调整等;科研管理部门可通过平台查看经费使用情况,监督科研项目实施进度;项目负责人可通过系统查看项目经费使用信息、经费结余情况等。

  与一卡通系统中图书馆、机房、水控等系统或部门的集成,通过统一身份认证,实现校园门禁、校园消费、图书借阅、小额自助缴费等服务,消费数据可进入财务核算管理系统自动对账入账,并于各业务部门子系统对接,提供缴费信息。

  4.3.5 酬金发放系统

  4.3.5.1 酬金发放系统的需求分析

  酬金等各项收入和补助的发放是财务工作的一项重要业务,涉及面广、业务量大、利益冲突较为敏感。因此,根据 A 校的日常的酬金发放情况,对酬金发放系统的目标需求分解应当按照系统的服务内容、责任部门、现有工作模式进行目标分解。通过调研分析,A 高校酬金发放系统的目标分解图如表 4.6:

  通过调研可发现,薪酬发放系统的目标主要是为了满足工资、薪酬、学生各项补助等款项的自动计税、及时发放而设计的。系统的设计主要涉及人事、财务、学生、二级学院等存在发放业务的学校各部门,发放口径较多、形式多样。因此酬金系统的设计不仅提供数据融合交换功能,而且需要提供自助审核、自助发放、自助对账等服务。

  4.3.5.2 薪酬发放系统的业务流程设计

  薪酬发放系统的功能设计应当结合薪酬发放的实际业务流程来进行,通过对现有的业务流程进行重新梳理改造,设计相应的各个业务环节的系统功能。通过对业务流程的重新设计,A 高校薪酬发放系统的业务流程图如下图 4.2:

  薪酬发放系统的流程分为两种方式,一种是学校基本工资,这部分是由学校人事部门核定发放金额,财务人员审核导入系统进行发放;另一部分是学院、二级部门、单位发放的各类奖励、补助等,这部分业务由各部门的经办人通过发放客户端上传发放数据后,财务人员审核、与学校基本工资系统合并计税后,审核入账发放。

  4.3.5.3 薪酬发放系统的功能设计

  (1)以酬金凭证作为录入、修改、审核的对象,强调了凭证的概念。

  (2)酬金计税在录入的保存过程由系统自动完成。

  (3)审核的对象是以酬金凭证为单位,即一张凭证中所有的细目将会被一起审核,不允许逐条审核凭证细目。

  (4)数据录入支持多种方式,手工录入、excel/dbf 导入、网上录入方式。

  (5)联合计税功能,发放的各项酬金能与工资系统相连,能够同步工资到酬金库,用于与酬金一同计税。

  (6)与银行工资发放端口相连,提供财务人员自主薪金发放和发放信息的反馈。

  (7)错误信息自助核对功能,对发放错误的信息,提供错误原因,如名字不符、卡号不对等信息。

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