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分析项目信函管理的难点与优化对策

时间:2018-08-10 来源:办公室业务 作者:马明波,方菁,冯厚娟 本文字数:2059字

  摘要:信函是项目参建各方进行信息通知和交换的一种重要沟通方式, 是合同管理的重要内容之一, 是项目参建各方解决纠纷的正式依据性文件, 信函的重要性不言而喻。本文根据AP1000核岛工程三门项目部的信函管理经验, 论述项目信函管理过程中的难点与对策, 以期为后续AP1000系列电站及其它工程项目的信函管理提供可资借鉴的经验。

  关键词:信函管理,难点,对策
 


 

  一、信函的定义与效力

  国际工程管理教学丛书“国际工程管理英文信函写作”中描述“国际工程合同通常规定, 合同双方发出的任何通知、同意、批准、证明或决定等均应是书面的。这项规定表明书面的信函或文件往来是国际工程管理中的一项重要工作。合同双方在来往信函和文件中的承诺同样对双方具有约束力”。信函是各方沟通的主要方式之一, 也是合同管理工作的重要工具, 是合同双方进行沟通的重要依据性文件。由于AP1000核电站依托项目的特殊性, 建设过程中, 大量的技术问题、商务问题以及管理问题都需要通过信函来沟通解决。

  二、项目管理中信函管理的难点

  (一) 信函编制质量参差不齐。

  信函的编制质量主要涉及两个方面, 一是信函内容的编制质量, 二是信函格式的编制质量。文档人员在接收处理信函的过程, 经常会发现各类各样的格式质量问题。对于较小的问题, 文档人员往往要求编制人员根据法规ASME NQA-1和项目管理程序的规定, 要求编制人杠改并签字签日期, 对于较大问题, 则退回, 要求编制人员重新编制, 但对信函的处理效率往往造成较大影响, 信函的修改也会影响文件的美观。“内容体现一个人的能力, 格式体现一个人的态度”, 其实只要编制人严谨一些, 格式错误完全可以避免。

  (二) 信函管理的信息化程度不高。

  电子文件管理系统是企业信息化的重要组成部分, 文件管理信息化程度的高低对文件的前端控制及文件信息资源的集成和利用至关重要。依托项目使用的电子文档管理系统是EMC公司开发的Documentum系统, 根据NI合同规定, 由西屋联队提供给采购方, 并由CBI的IMS技术人员进行维护。项目上产生的发函的编审批、取号等工作都是通过线下完成, 由文档人员将数字化扫描后的PDF文件上传至Documentum系统中。因为项目电子文件管理系统信息化程度的低下, 不能使信函实现文档一体化管理, 不利于信函质量的前端控制, 也不利于信函处理流程的共享、跟踪、统计和分析, 更无从谈起信息资源的进一步开发和利用。

  三、加强信函管理的对策及建议

  (一) 通过制度化管理提高信函编制质量。

  核安全文化要求“凡事有据可查”, 我们不仅要保证有据可查, 还应确保“据”的原始凭证性。为提高信函的编制质量, 三门项目部采取了一系列措施。

  1.编制项目信函管理程序, 在程序中, 将信函模板进行了固化, 将所有必须的元数据纳入信函模板中, 通过项目文件控制程序对文件的编制质量进行了统一明确, 同时满足核安全文化“凡事有章可循”的要求。

  2.在信函管理程序中, 对文件的编、审、批人员资质提出了要求, 以提高信函编制质量。“编制人应在其工作领域有足够的工作经验且部门经理认为其具有编制资格, 以确保文件内容的准确性。

  3.考虑到项目人员的文档意识参次不齐, 出现问题在所难免, 文档人员不能仅单纯地回退文件, 应提高主动服务的意识, 将信函的质量审核提前, 提供信函格式预审服务。

  (二) 提高项目人员的信函答复意识。

  “绩效考核是指对照设定的量化指标和评价标准, 采用一定的评价方法, 对员工和组织职责履行情况、绩效目标实现程度进行综合评价的过程”。绩效考核是手段, 最终目的是促进项目员工的信函答复意识。为此三门项目部做了以下努力:

  1.针对项目员工信函答复意识不强的现象, 首先, 文档部门组织项目经理及各部门负责人召开“提高项目信函关闭率专题会”, 首先强化部门负责人的信函答复意识, 同时在会上确定了“有函必复”的要求。

  2.明确了“有函必复”的要求后, 由项目的绩效考核团队将信函关闭率纳入“项目部月度组织绩效考核实施细则”。

  3.作为核岛EPC总包商, 项目部充分实现总包商的职能、权利和义务, 发挥集成管理的优势, 通过项目文档协调会议, 将“有函必复”的要求扩展至了项目各参建单位。

  (三) 加强信息化建设。

  在AP1000依托项目, 由于NI合同的限制, 文档部门立足现实, 通过完善程序体系、质量标准化管理、加强质量检查力度等措施, 努力实现信函的质量控制。同时, 文档人员在计算机本地建立EXCEL信函登记表格, 并协助项目部各部门建立信函跟踪处理EXCEL表格。总之, 通过各种措施, 最大程度地在线下实现信函的全过程控制。

  四、结束语

  信函是项目建设过程中产生的重要记录, 是项目的基础工作之一, 也是项目档案验收的重要内容之一, 在能源行业标准NB/T200042-2011“核电档案分类准则及编码规则”中将“信函管理”单独作为核电档案的一级类目, 即充分说明了信函的价值。信函管理是一个系统工程, 需用项目管理和合同管理的思维来管理信函, 这离不开各级项目团队成员及所有参建人员的共同努力。

  参考文献
  [1]袁栋梁.信息资源元数据模型的研究与应用[D].山东科技大学硕士学位论文, 2011 (6) .
  [2]张恒.浅议组织绩效考核与员工绩效考核的协调[J].管理观察, 2012 (11) .
  [3]王志伟.浅析电子文件时代的前端控制理论[J].兰台世界, 2009 (22) .

    马明波,方菁,冯厚娟.试析项目信函管理的难点与对策[J].办公室业务,2018(02):7.
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