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科学管理理论下组织实现内控管理模式探析

时间:2019-04-04 来源:经济师 作者:王小杰,李少杰,张圆超 本文字数:4283字

  摘    要: 文章对科学管理的原理和意义进行了分析和阐述, 根据科学管理的思想进一步阐明了科学管理的要义。同时, 根据各类组织的管理需求, 明确了组织内控管理的实现路径:全面实施人文管理、细节管理和简单管理, 为提升组织的管理效能提出具体明确的实施思路。

  关键词: 科学管理; 原理; 内控管理;

  一、科学管理的原理

  科学管理, 不能泛泛地理解为“科学地管理”, 而是应作为一套成熟的管理体系来把握和运用。追根溯源, 在管理学发展史上, 最经典的科学管理理论由20世纪初美国被誉为“科学管理之父”的弗雷德里克·泰勒提出。泰勒的科学管理思想强调每个细节的规范, 强调从起源到结果每个环节的过程控制。至今, 泰勒这一理论依然被认为是现代管理科学发展的起点和基础。

  泰勒第一次系统地把科学方法引入管理实践, 使管理成了一门可供研究和传授的科学, 开创了科学管理的崭新时代。泰勒在所着的《科学管理原理》中认为:“最佳的管理是一门实在的科学, 基础建立在明确规定的纪律、条例和原则上”, 并指出“管理者的首要责任, 就是把过去工人们自己通过长期实践积累的大量传统知识、技能和诀窍集中起来, 将它们概括为规律和守则……使工人建立一种用科学来代替过去习惯的工作方式”。现代管理学泰斗德鲁克高度评价“科学管理是一种极具解放性、开创性的洞察力”。科学管理把生产过程进行细微的动作分解, 实行标准化的操作和定量化的管理, 使机器大工业时代以装配线为特点的大规模生产成为可能。

  二、科学管理的作用

  科学管理的实践价值在于提高了企业的生产效率, 并极大地促进了管理者与被管理者的职责协调和利益最大化。泰勒的科学管理思想的基本要义, 就是根据管理需求建立规范, 在规范基础上实施过程控制并通过监督量化提升效率, 其精髓就是精细化、标准化和数量化, 虽源于流水线作业, 但决不仅仅是工厂流水线的应用, 也不仅是工业管理、企业管理, 而且在服务行业、城市管理、行政管理以及日常生活等领域都需要应用;不仅仅是用于公司高层或工人, 而且是所有管理者、普通公民都需要培养的基本素质。因此, 科学管理适用于各类组织和活动, 但殊途同归的是, 科学管理是一套立体全面的管理体系, 必须结合组织自身实际管理情况“进行一场全面的心理革命”, 并非是放之四海而皆准的操作方法、管理经验或具体制度, 而要在管理的理念、精神、方法和工具上都要进行反思和改进。

科学管理理论下组织实现内控管理的路径

  三、科学管理的要义

  从泰勒的科学管理思想, 我们可以看出, 科学管理的核心是过程控制, 手段是标准化和定量化, 目的是协调共赢, 这与现代管理的要义不谋而合, 完全契合了现代管理学发展的共同价值趋向, 切中了当前各类组织管理的目标要点。结合泰勒科学管理原理和现代管理学理论, 我们可以给出科学管理的简要定义:科学管理就是优化整合现有管理资源 (包括管理理念、精神、方法和工具等) , 建立标准规范实施过程控制, 通过量化执行和监督制约提高整体协同效率。

  根据这一定义, 我们可以通俗地理解为:科学管理就是要对管理现状进行梳理, 统一思想、提高认识, 增强推进科学管理的决心和信心, 树立先进的管理理念, 营造和谐的文化氛围, 运用高效务实的管理手段和平台, 制定符合实际的管理制度, 并通过运用多种管理措施强化落实、提升效率, 逐步达成制度规范、职责明确、落实有效、协调共赢的管理模式。

  四、组织实现内控管理的路径

  内控管理的本质是管人理事, 管理不仅要关注“事”的标准规范性, 而且要突出“人”的主观能动性。简言之, 科学地实施内控管理就是要求我们做到人文管理、细节管理和简单管理。

  (一) 人文管理:增进沟通协调和整体协同能力

  人文管理不是人情管理, 不是无原则的迁就, 不是随意管理, 更不是简单的说教, 而是要以人为本、以文化人, 通过制度将人们从传统的自我为中心的思想意识转变成团队合作配合意识, 消除团队协调障碍。人文管理的目的是营造团结和谐、奋发向上的精神状态和文化氛围, “思想支配行动”, 将“人”作为科学管理的核心, 有助于从根本上消除管理盲区和管理分歧, 使团队凝聚力在科学分工、制度规范的基础上不断增强, 提高了整体协同能力, “以人为本”最终也能得到更充分的体现。具体到日常工作中, 主要表现为坚持正确的学习态度、保持优良的敬业精神、强化主动责任意识。

  坚持正确的学习态度。正确的学习态度就是要“干中学, 学中干”:干中学, 就是在实践中学习;学中干, 就是将书本知识、理论知识始终与实践第一线、业务第一线紧密融合。“干中学”、“学中干”即知行合一, 工作学习化、学习工作化, 利用一切机会最大限度地扩大学习成果, 并在第一时间将学习成果应用到工作实践中去。这就要求我们养成时刻学习的习惯, 向身边的人学习, 通过沟通和分享在交流中产生思想的碰撞, 结合瞬息万变的需求去学习, 敢于检讨和反思, 从而获得最新的思想和智慧, 积累更多的经验不断提升自身水平。

  保持优良的敬业精神。敬业的本义就是敬重、尊敬自己的工作, 把工作当成自己的事, 具体表现为勤勉尽责、一丝不苟、善始善终, 其中糅合了一种使命感和道德责任感。有些人喜欢把多干活、干好活的机会推给别人时, 实际上就是将自己的学习机会, 将自己从工作中不断获取的快乐、信心、自尊、进步都拱手让给了他人, 长此以往, 就会滑向“边缘化”的境地。敬业表面看起来似乎提升了工作价值, 但最终、最大的受益者却是自己。只要是毫不吝惜自己的精力和热情, 即使是一个很平凡、很普通的人, 虽然永远不会成为天才, 但完全可以通过兢兢业业、勤勤恳恳的工作而成为一个专才, 成为一个不可替代的人, 最终必然会为自己的工作而感到骄傲和自豪, 并赢得众人的尊重。

  强化担当责任意识。责任担当就是“没有任何借口”, 就是要担起该担的担子, 负起应负的责任, 坚决避免消极应付、推诿扯皮。借口就是一张敷衍别人、原谅自己的“挡箭牌”, 成为掩饰弱点、推卸责任的“万能器”, 平白提高了人员之间的沟通成本, 削弱了团队协同作战能力。同时, 责任也是一种使命感和荣誉感, 履责的同时也要尽责, 对于任何工作都要全身心投入, 持之以恒、全力以赴, 突破一切艰难险阻, 从尽责中实现自身价值的提升。

  (二) 细节管理:强化制度规范性和执行有效性

  细节, 是“工匠精神”的精髓所在, 细节中反映出来的就是敬业与负责任的程度, 是管理水平高低最务实的反映, 只有坚持对细节精益求精的要求, 步步为营、稳扎稳打, 才能真正提升工作质量和效率。特别是检验检疫作为口岸执法把关部门, 遵循的政策法规更要求讲究细节, 不能依靠简明大致的规定或所谓正确的习惯来解决问题。细节管理的重点就是要建立规范的制度体系、实施严格的过程控制和开展有效的监督评价。

  建立规范的制度体系。制度是管理的核心, 是科学管理的根本。制度建立的过程, 就是约束的过程, 虽无技术难度却是相当艰巨、长期甚至痛苦的过程, 遭遇到的误解、不满甚至抵制都会影响制度的权威和质量。因此, 规范化是制度成功建立的前提, 只有依托科学合理的制度框架支持 (如质量管理体系) , 才能使制度在制定过程中克服重重障碍和阻难, 最终达成以制度管权、管人、管事和以制度管长远、强根基的目标。

  实施严格的过程控制。过程控制的目的是强化执行, 没有强有力的执行, 再规范、再明细的流程和标准也难以实施, 制度的执行难度大大超过制订。过程控制除对制度执行的过程要进行严格控制外, 还要运用好“过程管理法”。过程管理以过程为纽带, 按过程确定职责, 对过程上的每个环节和细节进行策划和调度, 通过明确运转流程, 确定各层级、岗位在流程中的角色及分工, 特别是对存在职能交叉、跨部门的工作分清上下衔接人 (部门) 的具体责任, 使过程上的每个人都清晰明确自身以及与“上下游”过程的职责关系, 避免职责的重复交叉或推诿扯皮, 提高整体运转效率和管理效能。

  开展有效的监督评价。再完善的制度缺乏监督也会走样, 如果对制度的领悟仅停留在口号上, 在执行环节层层打折扣, 缺乏严格的检查、监督、评价体系, 那些科学合理的流程、方法就只能变成装饰品和摆设。建立制度是让细节变成规范, 而开展监督评价就是让规范成为习惯, 通过强化、监督、检查及时发现问题漏洞并采取措施优化改进, 不断强化科学管理的意识和理念, 使严格执行成为所有人的自觉行为和习惯, 从而提升整体的落实执行能力。

  (三) 简单管理:提高管理效率和便捷度

  当前社会处于一个信息爆炸的时代, 日新月异的科技、四通八达的通信和纵横交错的网络营造出了一种复杂紧迫的氛围环境, 这种环境压力使人们的思维日益变得复杂和紧张, 容易把简单的事情复杂化, 深陷于复杂无比的思维逻辑和生活方式中, 无所适从。俗话说:“大道至简”, 最好的方法即最简单的方法, 最深刻、最重要的道理往往都极为朴实、简单明白让人一目了然。因此, 管理的过程就是“做减法”的过程, 随着管理的深入要对现有的管理模式进行“瘦身”, 将复杂的科学知识和方法简单化, 通过运用信息化手段转换成简捷方便的应用, 以简驭繁, 力求实效。综合来讲, 就是要建立简洁明确的操作规程、搭建直接开放的沟通机制和建设高效智能的管理系统。

  建立简洁明确的操作规程。细节管理强调制度规范性, 而简单管理则强调制度的明确性, 即要求制度的唯一性和准确性。任何制度都要根据时代发展和管理需要进行动态更新调整, 如果只是对制度进行简单的累加, 就会出现新制度与老制度的重复、冲突、交叉或者遗漏现象, 进而造成制度执行混乱, 既影响了管理意图的有效落实和管理文化的传承, 又降低了执行效率, 不利于执行者的快速学习和反应。因此, 制度执行时必须有相对唯一的、通俗易懂且具体明确的规定要求, 以便执行者能够及时准确地理解和执行制度规定, 从而提高落实执行能力。

  搭建直接开放的沟通机制。没有沟通, 就没有管理。沟通不畅往往造成基层的许多建设性意见不能及时反馈至管理者, 而管理者的许多决策意图也常常无法原汁原味地传达至基层。沟通不畅往往造成简单的事情复杂化, 造成管理效能和效率的低下, 使管理的理念、要求和方式等难以形成共识, 部门间的推诿扯皮、相互掣肘等问题也就接踵而来。因此, 沟通必须直接、及时和开放, 打通基层与管理层的沟通言路, 才能让管理层了解吸纳基层提出的有价值、有意义的改进意见, 让基层快速了解把握管理层真正的管理意图和要求。

  建设高效智能的管理系统。如果没有信息化系统, 管理活动中的各种流程、运算、记录等将消耗大量的人力、物力和精力, 将极大地影响管理效率和效果。管理系统不仅仅是管理的电子化, 而是管理的智能化, 将管理各个环节的内容、流程和权限等要求在系统中进行固化和优化, 提高流转速度和处理效率, 提高用户的体验度和参与度, 从而进一步提升管理的效率效能。

  参考文献:

  [1]弗雷德里克·泰勒.科学管理原理.机械工业出版社, 2013
  [2]彼德·德鲁克.卓有成效的管理者.机械工业出版社, 2009
  [3]陈鸿桥.16节科学管理课.人民出版社.2006

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