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计算机信息管理在办公自动化中的应用研究

时间:2016-02-27 来源:未知 作者:小韩 本文字数:1705字

  一、办公自动化的概述

  1. 办公自动化内涵。办公自动化是二十一世纪兴起的一种新型的办公方式,主要是通过利用科学原理和计算机通讯,使办公程序更加简单化。办公自动化主要涵盖的内容有文字、图像、音频等信息,计算机强大的文字以及数据处理功能的应用给办公带来了极大的便利。办公自动化的主体是人,系统科学是办公自动化的技术基础。

  2. 办公自动化特点。随着计算机技术不断成熟,三大技术如网络通讯技术、数据库技术和计算机技术也相应得到了发展,办公自动化在不断的改进过程中也逐渐形成了自身的特点。首先,办公自动化能够对文字、内容等进行深层次的处理,并辅助领导决策和意外时间等内容的处理,使得企业的日常工作变得更加简便化。其次,办公自动化具有多媒体办公特点,由于计算机系统能够有效处理文字、图片和声音等,从而使办公步骤更加快捷,进一步提高了办事效率。最后,办公自动化具有集成化特点,将企业员工、网络、硬件等组成了一个统一的有机整体,实现了社会信息和内部办公系统进行有效结合,从而形成了一个内部联系紧密,对外开放的办公模式。

  二、基于计算机信息管理的办公自动化模式

  办公自动化是一种自动化系统,能够有效利用计算机的智能系统处理信息,是一种计算机技术发展下的产物。一般而言,办公自动化就是办公室人员利用计算机对数据信息进行加工、储存等,从而实现公文档案统一管理的一种办公模式。随着科学技术的不断发展,电子商务和办公自动化也得到了跨越性的发展,相比较人工操控系统,办公自动化模式具有较大优势。在日常事务管理过程中,自动化办公能够有效处理日常事务,实现智能化操作和便利化应用,并通过借助多媒体手段,充分实现数据信息的自动化传输。随着计算机技术的不断发展,这种先进的技术对人们的日常生活也产生了积极的影响,呈现出一种扩大化的影响趋势。

  在办公自动化过程中,计算机技术多使用在数据处理和办公自动化中的文字上。比如,计算机技术中的 Word 和Wps 等能够对文字进行编辑、设计和排版,并在打印机的连接功能下,将这些文字呈现出来,极大地提高了办公效率。

  此外,自动化办公中的Excel操作能够对相关数据进行处理,办公人员操作起来也十分方便,只需要在计算机上操作,就可以完成表格的处理、设计和制表等工作,让办公中的各项工作变得更加智能化。

  三、计算机信息管理在办公自动化应用中的策略

  由于计算机技术贯穿在知识经济发展的各种领域,对从事计算机操作的相关人员的要求也较高,这就需要工作人员具有一定的计算机理论知识和操作能力。当前,我国计算机软件的使用力度不够,无论是计算机硬件的购买,还是计算机人员的培训等工作存在严重不足,无法满足实际情况的需求。许多事业单位的领导对计算机应用软件的认识力度不够,现行计算机在使用过程中,没能发挥其功能,没有形成较好的效益,导致计算机技术的应用被忽视,处于一种滞后的状态。这就需要计算机高层领导和决策者要加强宏观调控,高度重视计算机的应用,推进办公自动化中的计算机技术的使用,形成一条自上而下的完整框架。另外,计算机管理体制要不断完善,企业管理人员需要根据客观情况,合理选用计算机软件。国外一些计算机软件虽然具有先进的技术和管理理论支撑,但是往往要花费高昂的费用,受到应用环境的限制,许多计算机软件不能很好的发挥其功能。为此在计算机软件的应用上,要充分满考虑国内计算机应用的实际情况,是否能够适应应用环境,能否满足行业及系统性要求,要充分考虑优缺点,合理选用恰当的计算机软件,确保使用的软件能够适应自动化管理体制的建设,根据企业内部的实际情况,做出计算机软件应用的最优选择。计算机应用外部环境的良好构建也是很有必要的。

  综上所述,计算机信息管理在办公环境中的充分应用,使得办公自动化数据实现了资源共享、互通互联,不仅可以跨越空间障碍实现办公资料与数据的即时传输,还在一定程度上提高了企业办公自动化的工作效率和管理水平,为企业的健康可持续发展提供了可靠的技术支持。
  
  参考文献

  
  [1] 梁颖琳 . 办公自动化系统管理 Web 技术的研究 [J]. 网络安全技术与应用 ,2014(5):54,56.
  [2] 孙艳秋 . 试论计算机办公自动化下的文档管理 [J]. 科技与企业 ,2013(18):77-77.

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