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文本档案自动化的应用方法

时间:2018-11-08 来源:时代金融 作者:卢燕 本文字数:2473字

  摘    要: 随着先进技术的不断出现, 人们的生活习惯不断地改变, 在进行文书档案管理中也不是使用传统的模式进行管理, 而是会利用办公自动化实现效率的提升。之前利用的是纸质档案管理, 但是随着人力的投入, 就会在管理中出现很多的问题, 影响了管理效率的提升。对此未来的发展趋势就是实现办公自动化应用。基于此本文分析了推进办公自动化带来的好处, 进一步地阐述了文本档案自动化的应用方法, 以供参考。

  关键词: 文书; 档案管理; 办公自动化; 应用;
 

文本档案自动化的应用方法
 

  一、推进办公自动化带来的好处

  (一) 解决了文书档案存储空间有限的问题

  档案管理中对于储存空间一直是一个比较重要的问题, 之前都是利用纸张进行管理储存的, 所以就会需要更多的储存空间, 但是使用办公室自动化技术就可以解决储存空间问题, 可以利用电子化代替纸张, 结合目前先进的计算机, 可以有效地提升管理效率, 而且提高了文书档案的储存数量, 查询相关的档案信息更为便捷, 给工作人员在进行管理中实现了查询时间的节约。

  (二) 电子文件保存的稳定性更强

  之前在进行管理的过程中通过纸张的利用进行档案的管理, 对此因为在使用中如果纸张的纤维素发生改变就会影响其耐久性, 就会引起文件档案的损失。对此可以结合利用电子文件进行档案的保存工作, 因为会更加稳定, 而且也可以根据实际所需, 进行电子载体的选择, 因为外界的环境因素造成的影响较小, 对此就会更加稳定。

  (三) 提升工作人员的工作效率

  正是考虑到计算机的众多优势, 在进行管理档案的工作中进行应用, 可以更为合理地进行管理, 利用记忆能力以及较强的储存空间。之前的传统管理模式中, 都是在收集的过程中通过人力来完成, 对此就会在管理的过程中出现各种问题, 所以进行自动化技术的应用是形势所需, 而且也是非常必要的, 结合自动化的使用, 可以实现无纸化的管理, 进行数据的信息处理, 对此工作人员在管理的过程中更加高效, 而且更加积极。

  (四) 推动文书档案的标准化与规范化进程

  文本归档利用自动化, 主要进行:一是主要对纸质文档进行管理, 另外就是利用电子文书, 在管理的过程中通过计算机, 按照对应的标准以及要求, 进一步地进行管理档案以及文书的工作, 对此在每一个环节中都要规范化管理。而且也要仔细地解释具体管理权限的内容, 由于在人员在进行操作的过程中会使用, 可以进行参考使用, 而且可以在管理的过程中进行使用。

  二、文本档案自动化的应用方法

  (一) 对文书档案工作人员的整体素质有要求

  管理人员在进行管理文书档案的过程中起着不可缺失的作用。但是在之前的管理中, 并没有在专业管理方面提出更多的要求, 而且也不需要更多的文化水平, 综合素质也没有要求。但是在使用自动化技术的过程中会给人员提出更多的要求, 不但在管理中对于使用的设备进行一定的掌握, 而且在进行管理归档时也需要按照要求进行实现自动化, 对此就会提出更多的要求。所以, 对于管理人员来说, 对于使用自动化设备应该积极地加强学习操作, 一定要掌握使用方法, 而且基于自动化的理论学习之后, 也需要熟练地掌握计算机的使用操作, 对此有利于整体的自动化管理, 在招聘相关的人员方面加强对高素质以及专业能力高的人才的储备, 在工作的过程中, 不断地对经验进行积累, 对于使用的过程中遇到的问题进行及时地总结以及发现, 可以及时地进行完善以及积极地改进。

  (二) 合理布局系统自动化内网与外网

  文书档案实现自动化管理的过程中, 应该对安全这一因素进行考虑。主要就是实现网络安全的考虑。主要是要有路由器的设置, 然后进一步地过滤掉服务以及被屏蔽的IP, 进一步地合理设计路由器, 在文书的自动化管理系统中只允许可以进行的地址进行访问, 对此这一步工作非常重要也是必不可少的。同时利用防火墙, 可以实现隔离, 对于保密档案起到一定的促进作用。

  (三) 技术处理电子档案

  文书档案在管理的过程中, 应该利用办公自动化技术, 可以实现电子档案的建立, 而且得到的数据更具有准确性, 提高了工作效率。在使用的过程中结合先进的技术, 逐渐地深入利用自动化技术, 可以得到更多的有用的资料, 这对于进行管理文书档案工作非常重要。对此就要对相关的资源进行不断地研究, 而且利用技术对其进行处理, 积极地做好接收档案、处理以及存储等工作, 实现更为真实的资源资料, 对此利用自动化就实现了只读文件的形成, 不能随意进行修改, 提升了原始信息的资料完整性, 电子档案的建立更为可靠, 进一步地存储在计算机上, 就不会造成丢失, 进一步地进行备份以及加密, 确保不被盗取或者档案丢失。

  (四) 强化档案管理人员的综合水平

  为了实现发挥档案管理有效实施, 离不开文书档案管理的人员影响, 对此为了更加有效进行管理, 就要在人员素质上加以重视。对此可以结合办公自动化技术应用, 实现人员管理中效率的提升, 而且在专业技能方面进行一定的培训工作。同时, 应该投入更多的资金支持档案管理, 实现优化设备以及工作环境的目的, 而且对于人员来说也可以更为熟练地对使用的设备进行掌握, 对此在专业素质上得到进一步地增强。作为档案管理人员应该认识到终身教育学习的重要性, 对此就要加强教育学习, 建立以及完善员工的奖惩机制, 积极地促进员工可以投入到工作中, 同时在员工的道德教育上也需要进行培训, 实现在工作的过程中做到更加谨慎以及认真的态度。应该借鉴有经验而且比较先进的单位, 可以利用有用的技术, 积极地进行沟通交流, 提升整体的档案管理的影响力, 并且结合实际情况, 利用先进的网络技术手段, 全方位地提升工作效率, 可以为以后的决策提供参考。

  综上所述, 文书档案在企业中是必不可少核对资源, 所以企业中做好管理文书档案非常重要, 可以进行参考以及利用。由于可以作为历史凭证, 给工作提供参考, 对此为了确保资料更为完整更为真实, 就需要加强管理工作。可以在管理中, 积极地运用自动化办公技术, 不仅提升了工作效率, 而且整个服务更为周到, 实现了安全传输资料的目的。

  参考文献:

  [1]韦俊梅.文书档案管理的办公自动化应用探析[J].人才资源开发, 2016 (16) :177-178.
  [2]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (01) :26.
  [3]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风, 2010 (24) :116.

    卢燕.文书档案管理的办公自动化应用[J].时代金融,2018(27):301.
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