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我国发展电子港务的有效措施

时间:2014-10-31 来源:未知 作者:傻傻地鱼 本文字数:3911字
论文摘要

  1、电子港务建设应该实行统一标准

  “编码体系”在电子港务建设的标准化过程中占有重要地位,建立“编码体系”是其标准化建设的核心。编码体系本质上就是以下九个方面的基础:一是信息化,二是资源共享,三是办公自动化,四是自动统计,五是生产自动化,六是软件兼容与共享,七是打通“信息孤岛”,八是信息检索,九是推进信息化工作。可以说,要实现真正的信息化,就必须首先建设好“编码体系”。由此可见,在推进信息化的进程中,编码体系具有重要的战略意义。首先,港口应加大信息主管部门的权限,授权统一管理集团公司的电子港务建设与应用,制定整体规划,依据整体规划建立统一的信息系统数据编码和标准体系。新建系统的开发和在用系统的整合都使用统一标准。

  2、实行数据与信息资源集中管理

  从一般意义讲,信息是指已经整理并有用的数据,它不同于数据,数据就是事实、未经评价的情报或信息的原始资料。

  对信息资源管理的关注和研究起源于20世纪70年代末80年代初,该概念的最早提出者和奠基人是霍顿,他将资源管理的概念扩展到信息、数据和知识的管理方面,强调信息资源管理属于资源管理的范畴。

  对于一般组织而言,涉及较多的具体资源有四类:由管理者、普通员工构成的人力资源;由各种可支配收入、资产构成的财力资源;由各种设备、房产、能源、原材料等构成的物力资源;以及最后也是最重要的,以信息为存在形式的信息资源。在信息化时代,信息资源越来越受到重视,人类需求的无限性与可利用资源的有限性决定了资源管理的必要性,如何使有限的资源生产出尽可能多的有价值的东西来满足人们的需求是资源管理要研究的问题。信息资源是人类社会信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素的集合。一方面,信息资源具有一般资源所共有的特征:人类需求性、稀缺性、使用方向的可选择性等特点;另一方面,又具有知识性、共享性、时效性、生产和使用的不可分割性、非同一性、驾驭性等其他资源所不具备的特征。信息资源管理的发展阶段经历了传统管理阶段、信息管理阶段,现在进入信息资源管理阶段,强调对人类信息过程的综合性、全方位控制和协调。

  信息资源管理的定义:信息资源管理依托于一定的理论思想,在理论思想的指导下,采用现代化的先进信息技术手段,对知识和信息进行有效的计划、组织、指挥和协调等活动,并使其生产、分配、收集、加工处理和传输过程得到有效的控制,并对其开发与转化,为社会创造物质和精神财富的过程。

  各种原始的业务、管理数据是所有应用系统的基础,它来源于在用的各个应用系统中,分散于各个生产业务系统和基层单位。只有将他们集中到一起,建立数据仓库,才有可能对其分析、加工,为决策者提供制定战略的必要信息支撑。

  这就需要将内部的子系统(煤炭生产业务系统、杂货生产业务系统、集装箱业务系统、设备管理系统、人力资源管理系统、财务管理系统等)中存在的大量数据与外部应用系统的数据进行整合,透过数据分析系统,提炼出有价值的数据,实现智能化的决策支撑系统。

  信息资源已经成为与人力、物力、财力并驾齐驱的第四大资源。对现有资源进行整合,实现资源共享,合理配置资源,让资源产生最大的效益。秦皇岛港现今对于信息资源的管理还比较落后,处于信息管理阶段,急需向信息源管理阶段跃进。

  3、注重业务流程再造与管理模式创新

  韦伯斯特大词典界定“流程”:“为达到预想的目标或产品的一系列有序而完善的步骤或操作”。也有学者解释,流程是“一个投入到产出的转换过程”。

  在美国学者哈默(Michael Hammer)和钱皮(James Champy)合著的《改革公司》中提出了“再造”(reengineering,也可译为“改革”)概念,并将流程作为公司再造的关键。流程再造的目的就是打破传统的职能导向型组织(function-orientedorganization),建立流程导向型组织(process-oriented organization)或以流程为中心的管理模式、变革模式。

  对于大多数企业来说,应用电子港务也就意味开始了BPR,这其中当然也包括港口在内。BPR与信息技术关联密切,缺一不可。

  离开了BPR,电子港务就难以真正实现。电子港务要想获得更大的成效,必须处理好电子港务与BPR之间那种级相互支持又相互协作的关系,电子港务的推广与实施是以BPR的存在为保证的。

  同样,BPR要想顺利完成,需要借助于电子港务所采用的先进信息技术,这些技术为BPR的实现提供了技术支持。港口信息化建设与推广BPR同时进行,不仅可以有效解决电子港务与企业组织结构之间矛盾,也是适应当前港口企业发展的需要的必要举措。

  电子港务的应用必然会导致管理模式的变革,港口企业要对现有管理模式重新思考和设计减少不必要的中间环节,实现管理模式的全面创新。首先,遵循以市场和社会为导向的原则。目前,秦皇岛港面对的势十分严峻,北方地区有大连港、天津港、青岛港、烟台港、营口港、锦州港等,对秦皇岛港的煤炭和杂货运输形成威胁。只有借助电子港务,建立以市场为导向的管理模式才能立于不败之地。作为国有大型港口企业,承担着一定的社会责任,因此,新的管理模式也要以社会需求为导向。其次,新的管理模式必需利于整体利益,打破本位主义和局部利益优先的思想,避免内部同专业港务公司的不良竞争。电子港务的应用将是保证整体利益的有效手段。

  可以预想,随着电子港务应用的不断深入,传统的职能式组织结构将被摒弃,组织结构趋于扁平化,学习型组织是未来发展的方向。

  4、注重电子港务自我更新能力和开放性

  港口企业在发展过程中是不断变化的,可能发生体制改革、兼并重组、开发新货源、扩展新市场。这就要求电子港务具备自我更新的能力,跟踪港口变革动向,及时进行改造升级以适应不断变化的形势所带来的对电子港务的需求。河北港口集团的成立对于现有的电子港务系统是一个重大考验。集团总部位于石家庄,现有秦皇岛、黄骅、曹妃甸三个港区,总部与三个港区、三个港区之间没有实现电子港务的对接,随着黄骅、曹妃甸港区的建设进程加快,这个问题越来受到关注。

  我们计划运用VPN、NGN、广域网等通信、网络技术实现集团电话、集团网络,打造数字化河北港口。

  电子港务作为电子政务的一部分,必需具备一定的开放性,从而与电子政务系统实现无缝对接,信息共享,构成完善的电子政务系统。同时,港口企业还有接受主管部门的监管的义务。秦皇岛港作为港口物流企业,与相关政府部门(海事局、海关、税务、边防等)实现了电子化业务流程。

  5、加强电子港务与管理的有机结合

  如今,在管理学领域正在进行一场革命,这场革命使得传统的管理由科学管理走向信息管理。具体来说,现代先进的信息技术作为一种工具进入管理科学系统,使得信息技术与管理艺术相融合。现代的信息管理革命将对管理科学产生重大影响。

  一是组织结构呈现扁平化的趋势。在管理领域的应用先进的电子信息技术,引发了管理模式的变革,使得信息越来越公开化,同时对信息管理的传递和处理也日益电子化,这就轻易的打破了最高领导层对信息的垄断,缩短信息的传播途径,显然,信息传播途径的中层结构成为多余的一项,最终导致组织结构的转变即由传统的金字塔结构向扁平结构转变。“扁平化-适应型”组织结构的特点是扁平化、弹性化、开放性和动态适应性。这是港口企业组织结构未来发展趋势,电子港务的应用将有力的推动这个进程。

  二是管理流程呈现模块化的趋势。将管理程序引入到管理领域中去,改变了传统的规章制度,使得管理领域越来越标准化,变成了程序模块,把传统的人对人的控制转变为程序对人控制。应用企业管理软件不仅是一种先进的管理手段,也是先进的现代管理理念的体现。常用的企业管理软件有ERP(企业资源计划)、SRM(客户关系管理)、EAM(资产管理系统)等。

  三是管理过程呈现民主化的趋势。电子港务使管理信息日益公开化、透明化,相比以前而言,信息垄断不再那么容易做到,这就导致了依托于信息垄断的集权式管理的难度大大增加,促进了管理的民主化进程。信息技术作为一种管理技术手段,不仅可以提高管理的效率,同时,也将管理过程公开化、透明化。对于民主管理进程起到极大地推动作用。秦皇岛港利用电子化手段开展企务公开及廉政建设,取得很好的效果。

  四是管理评价呈现精确化的趋势。电子港务的实施舍得各种数据的收集和分析变得更加快捷,通过多这些数据的挖掘和科学分析,我们可以对管理的各种指标进行评价。学者弗莱恩提出了4E指标,即经济、效率、效果、公平。

  通过先进的数据采集和分析系统,我们对“4E”指标的评价进行更为精确地评价,从而大大避免人为因素的干扰。

  电子手段与管理手段不是一对矛盾体,不能说计算机夺了人的权。二者的完美融合是一个相互适应、相互转变的过程,不存在谁为谁让步的问题。二者的目标是一致的,都是提高管理效能。先进的电子化手段可以促进管理模式创新和业务流程再造,实现管理科学的革命。

  当代中国的管理正处于由经验管理转变为科学管理的特殊时期,在信息化面前,既存在机遇又充满挑战。无论是企业管理,还是政府经济管理,既要及时的适应信息化发展的需要也要积极引入信息管理任务,适应信息化的时代要求。在此过程中,企业和政府既要学习高效率的科学管理,也要导入先进的信息化管理,双管齐下,实现信息管理与科学管理的完美结合,从而创造出一种新管理模式,这种模式要符合中国特色的新型工业化的要求,可以为我国企业和政府创造更多的效益。

  参考文献:
  [1]张成福,党秀云.公共管理学(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2007:248.
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  [4]张孝德.新型工业化要解决好工业化与信息化四个方面的结合[J].经济研究参考,2003(44):43-44.
  [5]张成福党秀云.公共管理学(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2007:2777.

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