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A公司工程物资集中采购风险应对措施

时间:2016-09-18 来源:未知 作者:陈赛楠 本文字数:3356字
  第 5 章 A 公司工程物资集中采购风险应对措施
  
  5.1 主要风险与风险的主要因素
  
  通过对 A 公司工程物资集中采购风险的识别、分析和评估,可以发现 A 公司工程物资集中采购的风险虽然很多,影响方面也各不相同,但依据其对集中采购目标影响程度的不同,可以将其分为主要风险与次要风险。根据第四章风险影响程度的大小可以得出采购成本风险和采购进度风险比采购程序性风险和采购质量风险要重要的多,相对应的细分风险对风险的重要性也可以对比出来。依据细分风险对集中采购目标的重要性进行排序,以对采购目标的权重大小为标准,可以将经济采购批量风险、成本超支风险、仓储周转进度风险、物流进度风险、质量缺陷风险归类为主要风险,剩下的过度采购风险、沟通风险、非标采购超期风险、标准采购周期过长风险、非标质检责任风险、非标采购责任风险、供需不匹配风险归类为次要风险。同理,依据风险因素对相应风险的影响程度和风险影响因素对多风险的影响情况可以将风险因素分为主要风险因素与次要风险因素,主要风险因素包含:信息化管理不足、部门可协调不足、流程环节过多、管理办法不完善、库存周转率考核办法、监督、考核机制不完善、库存周转率考核办法不完善,其他的则为次要风险因素。
  
  本文对 A 公司工程物资集中采购中的风险与风险因素根据其特点采取不同的应对办法。在应对 A 公司工程物资集中采购的风险时,对于主要风险要优先加以解决,对于次要风险可以相应的延后解决;在应对风险时,优先解决主要影响因素或者说影响多个风险的因素。针对不同风险的特点以及风险因素的表现形式,采取风险回避、风险转移、风险应对等不同的策略。
  
  依据 A 公司集中采购方面的主要风险与风险因素的重要程度发现,影响 A公司工程物资集中采购管理风险的风险因素主要来源于采购管理五个方面管理的不足:制度管理方面的不足、标准化建设方面的不足、信息化管理方面的不足、人员管理方面的不足以及来自于工程物资集中采购综合管理方面的不足。在影响A 公司工程物资集中采购的 19 个风险因素里,可归结为制度管理不完善的有:
  
  配套设备采购办法不足、集采物资范围不合理、份额分配管理不足、管理办法不完善、库存周转率考核办法、监督、考核机制不完善;可归结为标准化建设的有:信息传递失真、审批时间过长、采购物资不标准、需求描述不准确;可归结为信息化管理不完善的有:信息化管理不足;可归结为人员管理方面的不足的有:部门协调不足、需求部门人员认识、采购人员过少;可归结为综合管理不足的有:
  
  成本效益分析不足、质检对象特性、流程环节过多、物流方式。更多的时候是这五个方面的管理不足综合作用,提高了 A 公司工程物资集中采购出现的风险。
  
  5.2 风险主要应对措施
  
  找出了 A 公司工程物资集中采购的主要风险与风险的主要因素及其产生的根源,就应该对相应的主要风险加以管理,通过对风险的主要因素加以管理可以提高 A 公司工程物资集中采购的主要风险应对能力。为解决 A 公司工程物资集中采购的风险,还需要大力加强以下几个方面的管理。
  
  5.2.1 完善制度管理,提高主要风险应对水平
  
  首先,对于管理办法不完善的制度要加以不断改进。以 A 公司工程物资集中采购来说:需要完善配套设备采购办法,改变过去的配套设备一体化集中采购中不管需不需要都打包式采购的方法,改为根据实际需求、进行了效益成本分析后具体情况具体购买的办法;对于工程物资集中采购的范围合理度要加以评估,根据采购物资的实际情况,进行综合分析后确定是否采用集中采购的方式,完善集中采购目录的建设;改变过去产品份额管理以数量分配为主的方式,改为以工程标段和金额为主的分配方式,提高物资的分配利用效率和价值可评估性;正确对待库存周转率考核办法,对于呆滞物资、报废物资等无效物资要简化其处理制度,优化采购、库存、物流管理制度;对于其他类似非标采购不规范等缺乏考核、监督机制的风险因素,要建立相应机制,加大对违规行为的惩罚机制,使得集中采购工作的不规范性得到抑制。
  
  其次,要加大制度管理奖惩机制的实施力度。对于一些加以诱导可以改进集中采购管理工作的行为,要在制度上对其加以诱导,例如对于库存过高、库存废旧物资使用不积极的现象要加以诱导,通过将其加入需求部门考核指标或者个人考核指标里,增加需求部门或者个人对废旧物资的使用积极性,提高物资的利用效率。而对于一些可以避免,但由于惩罚机制较弱而使违规操作增多的行为,要加大对其的惩罚力度,例如集中采购管理工作中不按规定提交采购需求物资的行为,要加大对其的惩罚力度,增加其不按规定提交采购物资需求的约束。
  
  最后,从制度上明确采购工作中影响集中采购工作目标的行为主体的责任归属。对于工程物资集中采购不规范行为主体,要从根源上找出发生不规范行为的根源。例如 A 公司工程物资集中采购仓储成本不断增多的风险,主要原因是需求部门提交采购需求不准确的因素,对于这种情况,要将仓储成本的责任明确到需求部门,即由需求部门承担仓储成本。最终形成“谁制造的问题谁承担责任”的机制,不能让各部门因为责任归属不明,相关部门或人员互相推诿责任这种行为成为常态,要不断对这种情况加以重视并分清责任,减少这种现象。
  
  5.2.2 大力提高标准化管理水平,降低集中采购主要风险
  
  首先,提高集中采购产品标准化管理,采购部门在需求部门的协助下制定好标准的采购物资需求模板,需求部门要严格按照采购物资需求模板填写需求。其次,加强流程标准化管理水平,对于流程中出现的不标准的情况,要严格加以改进。第三,要加强物料编码标准化管理,对于集中采购的工程物资,除了将其产品名称和类别编码外,还应该将其规格、功能、使用年限等属性作出规定,完善物料编码工作。最后,严格控制非标准采购行为,减少或者杜绝非标准采购行为的出现。
  
  5.2.3 加强信息化管理假设,增强主要风险综合应对能力
  
  首先,要完善信息化系统的功能模块,将库存管理模块、需求部门管理模块、采购管理模块的功能进行完善。要加大采购部门的信息系统的台账使用力度,减少纸质等非标准化采购信息的使用情况;库存部门要完善库存信息,对库存物资进行严格的信息录入、输出,对原有物资要进行清点,将其录入信息系统,库存部门要完善信息系统的建模与维护能力,提高库存的合理使用;需求部门在提交采购需求时,要减少非电子清单的使用情况,完善采购信息的标准化水平,提高信息系统的使用程度。
  
  其次,要打通采购管理部门和需求部门的信息功能模块,统一新系统接口。使信息化系统不仅可以在各部门自行输入输出数据,还可以在部门间实现信息的共享;不仅可以统计数据,还可以预测分析数据。
  
  最后,要提高各部门信息管理人员的业务能力,对于内部一些暂时对信息系统掌握能力不强的人员,要加大对其的培训力度;对于一些专业性且较难掌握的信息系统功能可以从外部招聘相关人员;对内部人员使用信息系统不积极的员工要对他们进行激励,提高他们使用信息系统的积极性。
  
  5.2.4 加强人员管理,降低主要风险发生的主观因素
  
  首先,要加大对各部门的人员进行调整的力度。对于采购业务量大、采购人员过少的采购部门,可以从其他相对业务较少、人员相对较多的部门抽调人员到采购部门,增加采购部门的人员,降低采购部门的人员压力;同时加大采购部门人员的招聘力度,从公司内部或者外部引进采购人言,减轻采购部门的工作压力。
  
  其次,各部门人员要分流简单事物管理,对于简单但重复性强的业务交给适合这种业务处理的人员;而对于复杂但较少的业务可以由一些经验比较丰富的人来进行管理,提高集中采购的效率。
  
  最后,在工程物资集中采购的工作中,采购部门人员的工作范围要加大,采购人员在工程计划、实施时提前介入工程物资采购计划,减少采购突发时间,各需求部门人员要配合采购部门人员的工作,提高采购工作的质量。
  
  5.2.5 提高综合管理水平,降低集中采购主要风险发生概率
  
  提高工程物资集中采购的综合管理水平。首先要加强工程物资物流集中管理,提高一体化配送的范围,使得物流直送入库,减少采购时限,提高采购效率;其次,要提高提高采购物资自检能力、质检操作闭环管控能力、加强合同管理管理,提高采购质量;最后,采购部门要实行备货精细化管理,对于采购的物资要严格控制其质量和数量,做到专门物资专门使用,另外采用积木式采购可以减少需求不准确的情况,可以降低采购成本和提高采购质量。
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