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中石化物资供应合同管理的不足和原因分析

时间:2014-04-28 来源:学术堂 所属分类: 物资管理论文
论文摘要

  石油石化市场竞争日益激烈,为了摆脱企业成本不断增大的压力,中石化多年来采取了诸多应对手段,尤其在物资供应管理方面,更是推出了框架性协议采购和战略性采购等策略,以保证公司生产经营正常运营。在与国际物资供应伙伴交往的过程中,为最有效的规避风险,保障企业利益,同时避免摩擦提高物资供应效率,都需要签订企业合同.合同的管理状况对企业的经营好坏有着重要影响.然而不可否认的是,在以往的商业贸易中,中石化在企业合同管理方面暴露出了诸多的问题.因此,如何在企业交往,尤其是在与国际企业交往的过程中,有效规范合同管理,减少合同纠纷,建立健全合同风险防范体系成为每个企业都应深入思考和解决的重要问题.

  一、中石化企业合同管理中存在的问题
  
  (一)对资信审查程序重视不足
  合同的签订双方必须具备合同主体资格.而在以往的对外交往中,对方有时会以不具备合同主体资格的下属单位的名义来签订合同.通常这样会在后续的合同履行过程中产生不必要的麻烦.因而,为保证所签合同能够顺利落实履行,在合同签订前需对其资信状况、履约能力作一深入了解.

  (二)专业合同管理人才不足
  合格的基层合同管理人员必须既懂得相关法律知识又熟悉基本业务.然而,企业对该方面的人才引进和培养重视不够.随着企业与国际交往的增加,经营管理工作日益增长,而与之相配套的合同管理和法律人员不足,且业务管理能力不强.这就不可避免的会产生一些不利影响.

  (三)不能有效监管合同履行
  首先,企业合同签订之后,往往会有变更合同的情况发生,此时,合同管理人员需要及时采取措施保存、管理相关证据资料.然而,往往因某些合同管理人员责任心不强,忽略对了证据资料的保存、管理.其次,未能及时监督合同履行情况,不能有效利用合同管理的手段对供应物资的质量进行有效的控制。甚至有些项目管理人员由于不清楚合同条款内容,而在企业合法利益受到损害时不能采取有效措施维护企业利益.由于对合同履行的监管不力,企业利益受损状况没有得到有效控制。

  (四)对企业法律顾问、合同管理人员的重要性认识不足
  从企业整体来看,多存在对法律顾问、合同管理人员重视不足的情况。甚至在一些企业领导看来,合同管理可有可无,“出问题时重要,不出问题不要”.又是甚至希望依靠人情关系来解决问题,因而,在合同出现违约情况时,不能依照合同处理问题.显然,当前现状中,无论领导还是员工法律意识仍很单薄,缺少风险意识.在物资供应工作中,经常听到这种论调:有什么风险?没有风险!对风险认识不足无疑是公司发展中存在的最大风险.同时,这种偏见也成为影响法律工作为企业生产和物资供应保驾护航的重要因素.

  (五)信息化技术下,对合同管理的创新不足
  尽管近年来企业在合同的信息化管理方面有了长足进步,但其功能仍有待于进一步完善.其中主要问题就是,在合同履行阶段相关信息不完备.例如,物资供应的现场用户无法查询合同文本内容,并且无法识别合同是否违约;企业CMIS中没有完成抽取EDW数据库货款信息,自动完成合同闭环管理的功能.

  二、合同管理中存在问题的原因分析
  
  在合同管理工作中,之所以存在上述诸多问题,其原因主要是以下两个方面:
  (1)企业管理人员对物资供应中的合同意识淡薄.这主要体现在以下方面:合同签订程序过于草率.有些管理人员由于追求工作量,在未对合同项目进行认真调查的情况下,就急于签合同,这往往会为后期合同履行带来不必要的麻烦,引起纠纷.当然,当前随着法制思想的普及,管理者的合同意识正在逐步增强,在合同谈判和合同签订的环节可能受到各方面的重视.但在合同签订后,往往又会出现不能持续监管合同履行状况的现象.正是由于对合同履行的监管不力,大部分的合同纠纷出现在合同履行的阶段.

  (2)合同管理制度不规范.中石化早已出台了《中石化合同管理办法》,规定物资供应合同签订前应进行风险评估,并要求切实落实物资采购操作程序价格确定和执行情况进行后评价.但在合同管理具体操作方面,却由于对合同履行是否与约定相符缺少相应监督,而导致对可能引发的企业利益损失无法有效控制.同时,在合同管理制度失范外,合同管理效率低下还多由于管理部门不统一.合同监管存在总部宽松基层严格的现象.总部的法律事务部与负责具体事务的物资装备部之间缺少沟通协调,使得许多新出现问题和矛盾不能及时发现,导致风险控制滞后.

  三、物资供应合同管理的优化措施
  
  (一)健全企业法律事务机构
  解决合同管理问题的重点就是健全企业法律事务机构.近些年来,江汉油田在法律事务工作的组织体系建设方面作了大量工作,组织机构上已基本满足当前企业合同管理的需要.但在高素质合同管理员方面仍需加强,为此,可以定期开展合同管理员培训、定期业务交流等,使合同管理者能学习到先进的合同管理经验提高业务水平.随着我们企业在国内外市场竞争中的机会越来越多,对企业内部复合型合同管理人才的培养已成当务之急.

  (二)完善合同管理制度
  我们企业高度重视合同管理制度建设,如今,已经形成了一套相对科学的合同管理制度。但在合同的履行监管方面仍需要强调,其中,重要的是违约合同索赔管理制度还需完善。在合同违约索赔过程中必须规范索赔流程操作,堵塞管理漏洞。

  (三)推进合同信息化管理
  2007年,江汉油田开发了法律事务管理信息系统,其中就涵盖了合同管理模块。这样就实现了从合同草拟、生效直至失效全过程的信息化管理。合同信息化管理主要具备合同流转、合同统计分析、合同归档查询等功能,实用强且机动灵活、操作便捷。通过CMIS系统的应用,企业实现了合同的闭环管理,使用户可随时查询合同条款内容及相关索赔信息维护.成为信息社会合同管理的必备.然而,这仅仅是做到了信息化管理的初步,合同签订后并非一层不变,在其履行的过程中,经常会出现合同更改的情况.因而,我们更需重视合同的动态管理,合同履行中的变化,须由合同主办部门及时向合同主管部门反馈信息,以确保主管部门对合同履行的监督和结算管理.

  (四)加强各部门机构沟通协调
  鉴于物资采购部门与总部法律事务部在合同管理的信息交流中存在时间差的问题,企业应该在物资采购过程中强化两部门间的协调沟通,建立风险控制机制.定期对合同管理业务做专业检查,堵塞合同管理漏洞.

  总之,企业利益的维护、合同的管理,还是一项系统工程,其间需要各部门的协调配合,这样才能有效控制企业风险,推动经济效益提高。

  参考文献:
  [1]苏号朋、孙玉荣、曲宗洪、王晓慧。合同法学[M].北京:北京工业大学出版社,2008.
  [2]韩燕。信息化激活合同管理[J].中国石油石化,2007.
  [3]谭亚明。企业合同管理中的常见问题与对策[J].江汉石油职工大学学报,2010.

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