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地方单位工会组织内控建设的现状和优化措施

来源:行政事业资产与财务 作者:井涵.
发布于:2021-02-22 共3597字

  摘    要: 工会组织作为单位组织和职工的桥梁和纽带,要发挥好上下联动作用,不仅要有财力保障,更要有健全的内部控制制度加以规范。因此,工会组织的内控建设工作势在必行。本文围绕基层行政事业单位工会组织内控建设过程中存在的突出问题及如何应对进行深入分析,提出相应对策措施,以提升内控效果,提高工会组织的综合管理水平。

  关键词: 基层行政事业单位; 工会组织; 内部控制;

  一、引言

  随着时代的发展,职工需求已从物质层面提升至精神层面,这一关系的转变对工会工作提出新的要求。工会业务的开展离不开资金的保障。工会要更好地为职工服务,切实发挥其职能,就应管好、用好工会经费。规范使用资金离不开内部控制制度的防控。工会组织应加强内部控制制度建设,提高风险防范能力,从源头上落实廉政建设主体责任,加强权力运行的制约和监督机制,从而有效避免工会政策制定和资金分配过程中的行政风险、法律风险与廉政风险。

  二、基层行政事业单位工会组织内部控制含义及积极意义

  内部控制是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。内部控制不仅是管理活动,还是制度保障,是单位依法、依规、科学管理的奠基石。工会内部控制是为实现工会的控制目标而制定的相关制度及保障措施,重点对工会资金的流转过程进行风险防范与管控的制度保障。

  加强内部控制规范化建设的意义,一是有利于提升工会综合管理水平,使工会资金使用效益最大化,从而为工会会员提供更加优质的服务;二是有利于健全制度,明确岗位分工及职责划分,理顺各个业务流程,使风险点都得到较好控制,从而提高监督管理水平,使工会组织向科学化、规范化和精细化管理发展;三是有利于提高工会组织的风险管控能力,有效规避舞弊风险,预防腐败滋生;四是有利于保障工会组织财务信息真实性、完整性、可靠性。
 

地方单位工会组织内控建设的现状和优化措施
 

  三、基层行政事业单位工会组织内控建设问题

  根据基层行政事业单位工会组织内控建设工作的调研情况,可知基层行政事业单位工会组织内控建设十分薄弱。主要表现有以下五个方面。

  1. 内部控制意识淡薄

  建立完善内部控制制度,并保障其得到有效执行的前提条件就是要有良好的内部控制意识。管理层对内部控制的认识在内控建设中起着决定性的作用。只有管理层重视,才能带动全员树立内控观念,加强风险防范意识,积极改善内部环境,才能有效规避风险,实现良好的内控效果。但大多数基层行政事业单位工会组织的管理层都是由行政方兼职,只保证业务的开展,不管制度的事,甚至认为制度是对其工作的束缚。对工会工作缺乏整体思考,不了解内部控制制度,更无法意识到内部控制的重要性。由于领导层不够重视,通常基层行政事业单位工会组织仅由负责人和会计两名人员组成,使得业务、经济等活动都未能实现不相容岗位相分离。较多基层工会组织财务核算不规范,独立开户建账核算收支的屈指可数,绝大部分工会账务都与行政方账务混淆,资金划分不清,存在占用风险。有的虽然采取挂往来账方式核算工会经费,但无具体支出科目,业务活动不能明确的体现。

  2. 岗位职责划分不清

  基层行政事业单位虽然成立工会组织,但因编制等原因,人员缺乏,无专职工会工作人员,存在一人多岗,身兼多职,职责不明确,管理混乱等问题。如付款与审核、支票与印鉴章保管、采购与验收、稽核与档案保管等不相容岗位,均未遵循不相容岗位相分离原则。管理人员不问过程,只看结果,只要事情完成,不管过程有无风险。如此岗位设置,导致事前、事中、事后都未能实现良好的监管,不符合内部控制的要求,存在风险隐患,一旦出事,后果不堪设想。

  3. 内部控制制度不完善

  基层行政事业单位工会组织内控建设工作起步较晚,还处于初级阶段。绝大多数管理者对内控建设存在一定的误解,认为内控建设只要会计制定几个规章制度即可。殊不知仅有简单的会计制度,没有业务环节的控制,也没有事后对财务的审计监督,根本无法形成完善的内控体系,不能发挥良好的内控效果。有些单位为了应付检查,制定的制度数不胜数,但都是为了制定而制定,并没有可操作性,最终制度只能停留在纸上。

  4. 专业人才缺乏

  基层行政事业单位工会组织普遍没有内部控制专业人员,从管理层到员工没有接受过内控方面的培训,没有深入地了解过内部控制。大多数单位都把内控建设完全交给财务部门,虽说财务人员具备一定的专业知识,在财务控制、风险管理方面能较好胜任,但内控建设是一项全局性的工作,涉及各个业务部门的风险控制和防范,综合性较强,不但要有过硬的专业知识,还要有较强的沟通协调及管理能力,此时财务人员就显得心有余而力不足。

  5. 监督机制不健全

  从内部监督来看,大部分基层行政事业单位工会组织由于人员缺乏、管理层重视度不够等原因都未建立内部监督机制。有的单位虽然成立内部审计部门,但缺乏独立性,形同虚设,并不能切实履行其职责,实现监督的效果。从外部监督来看,虽然地方工会主管部门每年会对各工会组织进行抽审,但由于基层行政事业单位工会组织较多等原因,并不能做到全覆盖。

  四、基层行政事业单位工会组织内控建设的优化措施

  基本行政事业单位工会组织内部控制的理论和实践起步较晚,目前还处于探索和实施阶段,针对目前存在的问题,建议采取以下措施。

  1. 提高思想认识

  加强基层行政事业单位工会组织内控建设,首要任务就是提高思想认识,尤其是管理层的思想认识。建议工会管理部门做好定期宣传和教育培训工作,从管理层思想认识入手,重点讲解内控建设的意义,解读内控政策,使管理层充分认识到内控建设的重要性及必要性,从而形成领导带头、全员参与、人人贯彻实施内控制度的良好氛围。

  2. 明确岗位职责权限

  内部控制制度若要发挥其综合管理效果,关键在于明确各个岗位分工及职责。只有明确岗位分工,才能根据具体业务流程,找准风险点,制定政策,规避风险。只有明确岗位职责才能剖析职责范围内的风险点,制定风险防范措施,从而实现内控效果。建议基层行政事业单位工会组织根据其职能,按照各业务实现的时间、逻辑顺序,将各业务中的决策、执行和监督模块融入业务流程中的每个环节,细化业务流程中每个环节的部门和岗位,明确岗位分工及职责范围,结合内外部环境进行具体分析,评估风险,找出可能造成经济利益流出的风险点,制定应对措施,实现风险管理,达到内控效果。

  3. 完善内部控制制度

  完善的内部控制制度是内部控制实施的前提条件,鉴于目前各单位人员缺乏、多为兼职且专业素质不高等原因,建议基层行政事业单位工会组织可利用社会优质资源,采取购买服务、选拔聘用等方式,寻求专业人员结合本单位实际情况,根据各项业务、经济等活动中的风险点,建立健全各项内部控制管理制度,必要时针对单位的特定业务制定有针对性的管理制度,形成完善的内部控制管理体系。

  4. 加快专业人才培养

  内部控制制度建设专业性、综合性较强,单位应树立正确内控建设观念,摒除由财务人员一揽子建设的现状,建立内控专业人才培养机制,制定综合型人才培养计划。一方面,通过加强对现有的具有一定专业基础的员工的教育培训,提高员工的风险意识和风险管理能力,拓宽知识面,培养出既有过硬的工会业务素质能力,又有较强的沟通协调能力,更要有较强的岗位责任心和敏锐的问题洞察力及分析能力的综合型人才。另一方面,采取公开招聘、遴选的方式,引进能够胜任内控建设的专业人才。

  5. 健全监督机制

  从内部监督来看,基层行政事业单位工会组织可设立特定部门或岗位对内控制度的执行情况进行考核并建立奖惩计划,形成内部控制执行机制。也可设立具有独立性的内部审计部门,建立完善的内部审计制度,对单位的内部控制活动进行监督审计,发现问题直接向上级部门及审计主管部门汇报。从外部监督来看,工会管理部门可借助会计师事务所或其他单位内控机构人员的力量,压缩基层行政事业单位工会组织审计周期,根据风险评估结果,高风险工会组织确保每年一次审计,中等及以下风险工会组织确保每三年一次审计,以此为原则制定审计计划。也可向公众公开举报投诉电话,利用群众的力量,根据群众所反映的问题有针对性的进行调查研究,及时发现问题,实现高效监督。

  五、结语

  基层行政事业单位工会组织内控建设工作任重道远。本文对内控建设中存在的问题进行深入剖析,并提出了相应的改进措施,希望能够对内控建设工作提供一定的参考。相信只要管理层足够重视,积极行动起来,合理设置岗位,划清职责,加强内外部监督,一定可以建立起完善的内控体系,为工会组织工作的顺利开展保驾护航。

  参考文献

  [1].林晓伟.基层行政事业单位内部控制建设研究.行政事业资产与财务,2019(16).
  [2].杜爱霞.基层行政事业单位内部控制存在的问题及对策建议.管理科学,2019(08).
  [3].倪平.现代基层事业单位中如何发挥好工会的作用研究.经营管理者,2016(15).
  [4].胡克训.基层行政事业单位工会财务管理浅析.中国农业会计,2018(06).
  [5].王颖.浅析行政事业单位内控管理存在的问题及对策.中小企业管理与科技,2018(09).

作者单位:宿迁市教育局
原文出处:井涵.基层行政事业单位工会组织内控建设问题与对策[J].行政事业资产与财务,2020(23):78-79.
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